Miksi sertifikaateilla on merkitystä B2B-hankinnoissa
Sertifikaatit ovat kieli, jolla B2B-ostajat tiivistävät luottamuksen yhdeksi riviksi tarjouksessa. ISO 22000, HACCP ja GMP osoittavat kukin, että toimittajalla on dokumentoitu ja auditoitu järjestelmä tiettyjen riskien hallintaan – elintarviketurvallisuuden vaarojen, prosessipoikkeamien ja kontaminaation. Ostajalle, joka tekee kuusinumeroisen tilauksen valmistajalta, jonka luona ei ole koskaan käynyt, nämä sertifikaatit ovat lähin saatavilla oleva vastine paikan päällä tehtävälle due diligence -tarkastukselle. Näin on kuitenkin vain, jos ostaja lukee ne huolellisesti – sillä jokainen sertifikaatti ei todista sitä, mitä sen haltija antaa ymmärtää.
ISO 22000 – mitä se todella todistaa (ja mitä ei)
ISO 22000:2018 on Kansainvälisen standardisoimisjärjestön (ISO) julkaisema elintarviketurvallisuuden hallintajärjestelmän (FSMS) standardi. Sertifioitu laitos on osoittanut kolmannen osapuolen akkreditoidulle sertifiointilaitokselle, että sillä on käytössään järjestelmä, joka kattaa seuraavat osa-alueet:
- Elintarviketurvallisuuspolitiikka ja johdon sitoutuminen
- Vaara-analyysi (HACCP-periaatteiden pohjalta)
- Tukiohjelmat (PRP): puhdistus, tuholaistorjunta, henkilöstöhygienia, rakennusten kunto
- Operatiiviset tukiohjelmat ja kriittiset hallintapisteet (CCP)
- Jäljitettävyys ja takaisinvetomenettelyt
- Sisäinen auditointi ja jatkuva parantaminen
Sen ISO 22000 todistaa: toimiva hallintajärjestelmä on olemassa, se on auditoitu, eikä se ole epäonnistunut uudelleensertifioinnissa (tyypillisesti kolmen vuoden välein, ja välissä tehdään vuosittaiset seuranta-auditoinnit).
Sitä ISO 22000 ei todista: että jokin tietty vastaanottamanne erä on turvallinen. Sertifikaatti kertoo, että järjestelmä on olemassa; se ei kerro mitään siitä, noudatettiinko järjestelmää sinä päivänä, jona konttinne pakattiin. Tämän aukon sulkevat eräkohtainen CoA, säilytysnäyte ja auditointiketju – ei itse sertifikaatti.
HACCP – prosessi vai sertifikaatti
Hazard Analysis and Critical Control Points eli vaarojen analysointi ja kriittiset hallintapisteet (HACCP) on menetelmä, ei yksittäinen sertifikaatti. Se sai alkunsa NASAssa 1960-luvulla astronauttien ruoan turvallisuuden varmistamisesta, ja nykyään se on sisällytetty elintarvikelainsäädäntöön EU:ssa, Yhdysvalloissa ja useimmilla suurilla markkinoilla.
Perusajatus on yksinkertainen: tunnistetaan ne prosessin vaiheet, joissa biologinen, kemiallinen tai fysikaalinen vaara voi päästä tuotteeseen; määritetään kuhunkin kriittinen hallintapiste (CCP); asetetaan mitattava raja-arvo; seurataan sitä; dokumentoidaan se; ja reagoidaan, kun raja-arvoista poiketaan.
Tässä ostajat menevät usein sekaisin:
- HACCP-suunnitelma – jokaisella säännellyillä markkinoilla toimivalla elintarvikeyrityksellä on lakisääteinen velvollisuus laatia sellainen
- HACCP-sertifiointi – vapaaehtoinen; sen myöntää sertifiointilaitos tietyn järjestelmän perusteella (usein Codex Alimentarius -HACCP tai maakohtainen järjestelmä)
Tehtaan toimiston seinällä roikkuva ”HACCP-sertifikaatti” on merkityksellinen vain, jos tarkistatte järjestelmän nimen ja sertifiointilaitoksen. Omaan ilmoitukseen perustuva HACCP-suunnitelma ei ole sertifikaatti. ISO 22000 sisällyttää HACCP:n laajempaan hallintajärjestelmään – useimmille ostajille ISO 22000:n pyytäminen on selkeämpi vaatimus.
GMP-muunnelmat: cGMP, EU-GMP, WHO-GMP – mikä pätee milloinkin
Hyvät tuotantotavat (Good Manufacturing Practice, GMP) on säännelty viitekehys, ei yksittäinen asiakirja. Sovellettava versio riippuu siitä, missä lopputuotteenne myydään ja miten sitä säännellään.
- cGMP (US 21 CFR 117 / 21 CFR 111) – voimassa olevat hyvät tuotantotavat elintarvikkeille ja ravintolisille Yhdysvalloissa. FDA valvoo niiden noudattamista.
- EU-GMP (EudraLex Volume 4) – EU:ssa markkinoitaville ihmisille ja eläimille tarkoitetuille lääkevalmisteille. Tarkastuksista vastaavat kansalliset toimivaltaiset viranomaiset.
- WHO-GMP – Maailman terveysjärjestön GMP, jota edellytetään usein kehittyvien markkinoiden lääkehankinnoissa ja tarjouskilpailujen vähimmäistasona.
- Kosmetiikan GMP (ISO 22716) – kosmetiikan maailmanlaajuinen GMP-standardi. Käytännössä pakollinen kaikille EU:n markkinoille saatettaville kosmetiikan ainesosille ja valmiille tuotteille.
- Ravintolisien GMP – tyypillisesti kansallisia tulkintoja, jotka rakentuvat ISO 22000:n ja HACCP:n päälle.
Jos hankitte kasviuutetta yhdysvaltalaiseen ravintolisään, kysykää 21 CFR 111:n mukaista cGMP:tä. Jos se päätyy EU:ssa myytävään kosmetiikkatuotteeseen, kysykää ISO 22716:ta. Jos toimittaja heiluttaa yleisluontoista ”GMP-sertifikaattia”, kysykää, mikä standardi, mikä soveltamisala ja mikä sertifiointilaitos. Rehelliset toimittajat vastaavat suoraan yhdellä sähköpostilla. Eteeristen öljyjen puhtauden varmentamista käsittelee erikseen kemotyyppi- ja puhtausoppaamme, jossa GC-MS-tulosten tulkinta käydään läpi yksityiskohtaisesti.
Sertifikaatin aitous: 3 varmennustapaa
Väärennettyjä sertifikaatteja on olemassa. Varmentakaa ennen kuin maksatte ennakkomaksun:
- Suora haku sertifiointilaitoksen rekisteristä. Jokainen laillinen sertifiointilaitos (SGS, Bureau Veritas, TÜV SÜD, DNV, Intertek, BSI ja akkreditoidut kansalliset laitokset) ylläpitää julkista rekisteriä voimassa olevista sertifioiduista asiakkaistaan. Hakekaa yrityksen nimellä. Jos sertifikaatti on aito, se löytyy rekisteristä samalla soveltamisalalla, viimeisellä voimassaolopäivällä ja sertifikaattinumerolla kuin toimittajan teille lähettämässä asiakirjassa.
- Akkreditointiketju. Sertifikaatti on vain niin hyvä kuin sen myöntänyt laitos ja kyseisen laitoksen akkreditoija. Etsikää IAF MLA -merkki (International Accreditation Forum). Tarkistakaa sertifiointilaitos IAF:n tai paikallisen akkreditointielimen rekisteristä (esim. UKAS, DAkkS, ANAB, TÜRKAK).
- Soveltamisalan tarkistus. Lukekaa sertifikaatin soveltamisalalauseke. ”ISO 22000:2018 – kuivattujen yrttien ja eteeristen öljyjen tuotanto” on todennettavissa. ”ISO 22000 – laadunhallinta” ilman soveltamisalaa ja versiota on varoitusmerkki. Jos sertifikaatin soveltamisala ei vastaa sitä, mitä toimittaja teille tosiasiassa myy, sertifikaatilla ei ole teidän kannaltanne merkitystä.
Käyttäkää tähän kaksikymmentä minuuttia heti alussa. Se on B2B-hankinnan taustaselvityksen tuottavin yksittäinen toimenpide.
Sertifikaattien tuolla puolen: auditointiketju, eräkirjanpito, laboratoriovalmiudet
Sertifikaatti on tilannekuva. Se, mitä tosiasiassa ostatte jokaisen kontin mukana, on yksi toteutuksen hetki. Pyytäkää:
- Tuoreet kolmannen osapuolen auditointiraportit – jo osittain peitetty yhteenveto kertoo, löysikö auditoija lieviä vai vakavia poikkeamia ja suljettiinko ne
- Esimerkkejä eräkirjanpidosta – todelliset tuotantoasiakirjat tuoreesta erästä siinä tuoteryhmässä, jota olette ostamassa. Kiinnittäkää huomiota täydellisyyteen, luettavuuteen sekä allekirjoitettuihin ja päivättyihin merkintöihin
- Selvitys laboratoriovalmiuksista – oma vai sopimuslaboratorio, mitkä menetelmät, akkreditoitu vai ei (akkreditoituna ISO/IEC 17025)
- Säilytysnäytteitä koskeva käytäntö – kuinka pitkään ja missä olosuhteissa näytteitä säilytetään ja voitteko pyytää säilytysnäytteen luovuttamista riitatilanteessa
- Takaisinveto- ja reklamaatiohistoria – anonymisoitu yhteenveto kahdeltatoista kuukaudelta. Toimittajat, jotka ilmoittavat ”nolla” ilman taustatietoja, joko valehtelevat tai eivät tutki reklamaatioita
Toimittaja, jolla on ISO 22000 + ISO 22716 + puhdas tuore auditointi + luettava eräkirjanpito + laboratorio, jota se osaa kuvata yksityiskohtaisesti, edustaa toimintaprofiilia, johon kannattaa sitoutua. Eräasiakirjojen ja analyysitodistusten tulkintaa käsitellään tarkemmin CoA-lukuoppaassamme. Voitte myös tutustua koko dokumentaatioomme Arovelan sertifikaattisivulla.
7 varoitusmerkkiä, joiden pitäisi kaataa kauppa
- Skannattu sertifikaatti ilman sertifikaattinumeroa – tai numero, jota ei löydy myöntäjän rekisteristä.
- ”GMP-sertifikaatti” ilman järjestelmän nimeä (cGMP? EU-GMP? kosmetiikan GMP?). Epämääräisyys tässä kohdassa on yleisin harhaanjohtamisen muoto.
- Kieltäytyminen jakamasta tuoreen erän GC-MS-tuloksia, CoA:ta tai mikrobiologisia testituloksia ennen ostopäätöstä.
- Haluttomuus järjestää tuotantolaitoksen virtuaalinen tai paikan päällä tehtävä auditointi. Hyvämaineiset valmistajat odottavat tätä – se on normaalia.
- Selvästi markkinatasoa alempi hinta ja epämääräiset vastaukset siihen, miten se on mahdollista. Kaksi todellista selitystä – ilmoittamaton väärentäminen tai vaatimustenvastainen raaka-aine – ovat kumpikin teidän ongelmanne toimituksen jälkeen.
- Epäselvyys alihankintana teetetyistä työvaiheista. Jos osa prosessista tapahtuu kolmannessa toimipaikassa, kyseisen toimipaikan sertifikaatit ja auditoinnit ovat teille merkityksellisiä, ja toimittajan tulee ilmoittaa ne etukäteen.
- Dokumentaatiopyyntöjen vastustaminen, kun tilaus etenee näytteestä pilottiin ja tuotantoon. Asialliset toimittajat panostavat dokumentaatioon sitä enemmän, mitä pidemmälle sitoutuminen etenee; ongelmatoimittajat toimivat päinvastoin.
Usein kysytyt kysymykset
Asiakkaani pyytää ”FDA-hyväksyntää” – onko sellaista olemassa ainesosille?
FDA ei hyväksy elintarvikkeiden ainesosia samalla tavalla kuin se hyväksyy lääkkeitä. Useimmille kasviraaka-aineille ja kuivatuille elintarvikkeille on olemassa GRAS-status, laitoksen FDA-rekisteröinti ja FSMA-vaatimustenmukaisuus. ”FDA-rekisteröity” toimittaja tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että se on tehnyt bioterrorismilain (Bioterrorism Act) mukaisen ilmoituksen – se ei ole tuotteen laatua koskeva suositus.
Korvaako BRCGS tai IFS Food ISO 22000:n?
Eurooppalaisille vähittäiskaupan ostajille BRCGS ja IFS Food ovat yleensä ensisijaisia tai pakollisia. Ne ovat GFSI:n tunnustamia järjestelmiä – laajempia ja vähittäiskauppaan painottuneempia kuin ISO 22000. Toimittaja, jolla on BRCGS AA-tasolla, on vahvassa asemassa EU:n vähittäiskaupan private label -tuotteissa.
Kuinka usein sertifikaatit on uusittava?
ISO 22000 noudattaa tyypillisesti kolmen vuoden sertifiointisykliä, johon kuuluvat vuosittaiset seuranta-auditoinnit. BRCGS ja IFS uusitaan vuosittain. Tarkistakaa aina toimittajan lähettämästä asiakirjasta viimeinen voimassaolopäivä, ei pelkkää myöntämispäivää.
Voiko pieni toimittaja olla asianmukaisesti sertifioitu?
Kyllä. Sertifiointi skaalautuu toiminnan koon mukaan. Pieni, tarkasti kohdennettu toimija, jolla on ISO 22000 ja lisäksi asiaankuuluva kosmetiikka- tai luomusertifikaatti, voi olla vahvempi kumppani kuin valtava toimija, jonka paperit ovat sekaisin.
Entä jos toimittaja on maassa, jossa en voi helposti käydä?
Käyttäkää kolmannen osapuolen auditointiyritystä. SGS, Bureau Veritas, Intertek ja useat pienemmät erikoistuneet toimijat tarjoavat maakohtaisia auditointipalveluja kohtuulliseen hintaan (tyypillisesti 1 500–4 000 USD auditointipäivältä sekä matkakulut). Sisällyttäkää se toimittajien käyttöönoton budjettiin.
Valmiina varmentamaan ja sitten ostamaan?
Luottamus rakennetaan asiakirja kerrallaan. Jos arvioitte ensimmäistä tilausta, näytetilausten parhaita käytäntöjä käsittelevä oppaamme käy läpi täsmälliset vaiheet ensimmäisestä näytepyynnöstä tuotantositoumukseen. Voitte myös perehtyä siihen, miten EU-säädökset, kuten EUDR, tuovat uusia vaatimustenmukaisuuden kerroksia, jotka vaikuttavat toimittajan valintaan. Halal- ja kosher-sertifioinnin vaatimuksista ja luomusertifioinnin standardeista on omat oppaansa.
Tutustukaa Arovelan sertifikaattisivuun, selatkaa tuoteluetteloa tai ottakaa yhteyttä vaatimustenmukaisuustiimiimme ja kertokaa, mitä sertifikaatteja ja auditointinäyttöä tarvitsette ensimmäisen tilauksen hyväksymiseen. Odotamme tämän sivun kysymyksiä – ja otamme ne mielellämme vastaan.