ISO 22000, HACCP, GMP: người mua B2B cần xác minh gì trước đơn đầu

Vì sao chứng nhận quan trọng trong mua hàng B2B

Chứng nhận là thứ ngôn ngữ mà người mua B2B dùng để nén lòng tin vào một dòng duy nhất trên bảng báo giá. ISO 22000, HACCP và GMP, mỗi loại đều chứng minh rằng nhà cung cấp vận hành một hệ thống được lập thành văn bản và được đánh giá để kiểm soát những rủi ro cụ thể — mối nguy an toàn thực phẩm, sai lệch quy trình, nhiễm bẩn. Với một người mua đặt đơn hàng sáu chữ số ở một nhà sản xuất mà họ chưa từng đến thăm, các chứng chỉ ấy là thứ gần nhất có thể thay cho việc thẩm định tại chỗ. Nhưng chỉ khi người mua đọc chúng thật kỹ — bởi không phải chứng chỉ nào cũng chứng minh đúng điều mà bên nắm giữ muốn ngụ ý.

ISO 22000 — thực sự chứng minh điều gì (và không chứng minh điều gì)

ISO 22000:2018 là tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành. Một cơ sở được chứng nhận đã chứng minh với tổ chức chứng nhận bên thứ ba được công nhận rằng mình vận hành một hệ thống bao gồm:

• Chính sách an toàn thực phẩm và cam kết của lãnh đạo
• Phân tích mối nguy (xây dựng trên các nguyên tắc HACCP)
• Các chương trình tiên quyết (PRP): vệ sinh, kiểm soát động vật gây hại, vệ sinh cá nhân, tình trạng nguyên vẹn của nhà xưởng
• Các PRP vận hành và các điểm kiểm soát tới hạn (CCP)
• Quy trình truy xuất nguồn gốc và thu hồi
• Đánh giá nội bộ và cải tiến liên tục

Điều ISO 22000 có chứng minh: một hệ thống quản lý đang hoạt động thực sự tồn tại, đã được đánh giá và chưa trượt lần tái chứng nhận nào (thường ba năm một lần, kèm giám sát hằng năm).

Điều ISO 22000 không chứng minh: rằng một lô hàng cụ thể mà quý khách nhận được là an toàn. Chứng chỉ nói rằng hệ thống đã được thiết lập; nó không nói gì về việc hệ thống có được tuân thủ vào đúng ngày container của quý khách được đóng hay không. Khoảng trống ấy được lấp bằng CoA theo lô, mẫu lưu và dấu vết đánh giá — chứ không phải bằng bản thân chứng chỉ.

HACCP — quy trình và chứng nhận

Phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn (HACCP) là một phương pháp, không phải một chứng chỉ đơn lẻ. Phương pháp này khởi nguồn từ NASA trong thập niên 1960 nhằm bảo đảm an toàn thực phẩm cho phi hành gia, và nay đã nằm trong luật thực phẩm của EU, Hoa Kỳ và phần lớn các thị trường lớn.

Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản: xác định các bước trong quy trình nơi mối nguy sinh học, hóa học hoặc vật lý có thể xâm nhập; xác lập một điểm kiểm soát tới hạn (CCP) tại mỗi bước; đặt ra một giới hạn đo lường được; giám sát giới hạn đó; lập hồ sơ; và phản ứng khi giới hạn bị lệch.

Những chỗ người mua hay nhầm lẫn:

• Kế hoạch HACCP — mọi doanh nghiệp thực phẩm tại các thị trường có quản lý đều bắt buộc phải có theo luật
• Chứng nhận HACCP — tự nguyện, do một tổ chức chứng nhận cấp theo một chương trình cụ thể (thường là HACCP của Codex Alimentarius, hoặc một chương trình riêng của từng quốc gia)

Một "chứng chỉ HACCP" treo trong văn phòng nhà máy chỉ có ý nghĩa khi quý khách kiểm tra tên chương trình và tổ chức chứng nhận. Một kế hoạch HACCP tự công bố không phải là chứng chỉ. ISO 22000 bao bọc HACCP bên trong một FSMS rộng hơn — với phần lớn người mua, yêu cầu ISO 22000 là cách đặt vấn đề gọn gàng hơn.

Các biến thể GMP: cGMP, EU-GMP, WHO-GMP — loại nào áp dụng khi nào

Thực hành sản xuất tốt là một khuôn khổ được quản lý, không phải một văn bản duy nhất. Phiên bản nào được áp dụng tùy thuộc vào nơi thành phẩm của quý khách sẽ được bán và cách nó được quản lý.

• cGMP (US 21 CFR 117 / 21 CFR 111) — GMP hiện hành đối với thực phẩm và thực phẩm bổ sung tại Hoa Kỳ. FDA có quyền cưỡng chế thi hành.
• EU-GMP (EudraLex Volume 4) — dành cho thuốc dùng cho người và thuốc thú y lưu hành tại EU. Do cơ quan có thẩm quyền của từng quốc gia thanh tra.
• WHO-GMP — GMP của Tổ chức Y tế Thế giới, thường được yêu cầu trong mua sắm dược phẩm ở các thị trường mới nổi và làm mức nền cho các gói thầu.
• GMP mỹ phẩm (ISO 22716) — tiêu chuẩn GMP toàn cầu cho mỹ phẩm. Trên thực tế là bắt buộc đối với mọi nguyên liệu mỹ phẩm hoặc thành phẩm được đưa ra thị trường EU.
• GMP thực phẩm bổ sung — thường là các cách diễn giải của từng quốc gia, chồng lên trên ISO 22000 + HACCP.

Nếu quý khách tìm nguồn chiết xuất thực vật cho một sản phẩm thực phẩm bổ sung tại Hoa Kỳ, hãy hỏi về cGMP theo 21 CFR 111. Nếu chiết xuất ấy đi vào một sản phẩm mỹ phẩm tại EU, hãy hỏi về ISO 22716. Nếu nhà cung cấp chìa ra một "chứng chỉ GMP" chung chung, hãy hỏi tiêu chuẩn nào, phạm vi nào, tổ chức chứng nhận nào. Những nhà cung cấp trung thực sẽ trả lời thẳng trong một email. Riêng về việc xác minh độ tinh khiết của tinh dầu, hướng dẫn về chemotype và độ tinh khiết của chúng tôi trình bày chi tiết cách diễn giải GC-MS.

Tính xác thực của chứng chỉ: 3 phương pháp xác minh

Chứng chỉ giả là có thật. Hãy xác minh trước khi chuyển tiền đặt cọc:

1. Tra cứu trực tiếp tại tổ chức chứng nhận. Mọi tổ chức chứng nhận hợp pháp (SGS, Bureau Veritas, TÜV SÜD, DNV, Intertek, BSI và các tổ chức quốc gia được công nhận) đều duy trì một sổ đăng ký công khai các khách hàng đang được chứng nhận. Hãy tìm theo tên công ty. Nếu chứng chỉ là thật, nó sẽ hiện ra với cùng phạm vi, ngày hết hạn và số chứng chỉ như trên tài liệu mà nhà cung cấp đã gửi cho quý khách.
2. Chuỗi công nhận. Một chứng chỉ chỉ có giá trị ngang với tổ chức đã cấp nó, và với cơ quan công nhận của tổ chức đó. Hãy tìm dấu IAF MLA (Diễn đàn Công nhận Quốc tế). Đối chiếu tổ chức chứng nhận trong sổ đăng ký của IAF hoặc của cơ quan công nhận sở tại (ví dụ UKAS, DAkkS, ANAB, TÜRKAK).
3. Kiểm tra phạm vi. Hãy đọc phần mô tả phạm vi trên chứng chỉ. "ISO 22000:2018 — sản xuất thảo mộc sấy khô và tinh dầu" là nội dung có thể xác minh. "ISO 22000 — quản lý chất lượng" không có phạm vi và không có phiên bản là một dấu hiệu cảnh báo. Nếu phạm vi trên chứng chỉ không khớp với thứ mà nhà cung cấp thực sự bán cho quý khách, chứng chỉ ấy không có giá trị đối với mục đích của quý khách.

Hãy dành hai mươi phút cho việc này ngay từ đầu. Đây là hành động có tỷ suất hoàn vốn cao nhất trong toàn bộ công tác thẩm định nguồn hàng B2B.

Ngoài chứng chỉ: dấu vết đánh giá, hồ sơ lô, năng lực phòng thí nghiệm

Chứng chỉ là một bức ảnh chụp tại một thời điểm. Thứ quý khách thực sự mua trong mỗi container là một khoảnh khắc thực thi. Hãy yêu cầu:

• Báo cáo đánh giá bên thứ ba gần đây — ngay cả một bản tóm tắt đã che bớt thông tin cũng cho quý khách biết đánh giá viên đã ghi nhận điểm không phù hợp nhỏ hay lớn, và chúng đã được khắc phục xong hay chưa
• Hồ sơ lô mẫu — bộ giấy tờ sản xuất thực tế của một lô gần đây thuộc nhóm sản phẩm quý khách đang mua. Hãy xem tính đầy đủ, mức độ dễ đọc, và các mục ghi có chữ ký/ngày tháng
• Bản mô tả năng lực phòng thí nghiệm — nội bộ hay thuê ngoài, dùng những phương pháp nào, được công nhận hay không (ISO/IEC 17025 nếu được công nhận)
• Chính sách mẫu lưu — lưu bao lâu, trong điều kiện nào, và quý khách có thể yêu cầu xuất mẫu lưu khi phát sinh tranh chấp hay không
• Lịch sử thu hồi và khiếu nại — bản tóm tắt mười hai tháng, đã ẩn danh. Những nhà cung cấp tuyên bố "bằng không" mà không kèm bối cảnh thì hoặc đang nói dối, hoặc không điều tra khiếu nại

Một nhà cung cấp có ISO 22000 + ISO 22716 + một đợt đánh giá gần đây sạch + hồ sơ lô đọc được + một phòng thí nghiệm mà họ mô tả được chi tiết là hồ sơ vận hành đáng để cam kết. Để tìm hiểu sâu hơn cách diễn giải hồ sơ lô và Phiếu phân tích, xin xem hướng dẫn đọc CoA của chúng tôi. Quý khách cũng có thể xem trang chứng nhận của Arovela để biết bộ hồ sơ đầy đủ của chúng tôi.

7 dấu hiệu cảnh báo nên chấm dứt giao dịch

1. Bản scan chứng chỉ không có số chứng nhận — hoặc có số nhưng không xuất hiện trong sổ đăng ký của bên cấp.
2. Một "chứng chỉ GMP" không có tên chương trình (cGMP? EU-GMP? GMP mỹ phẩm?). Sự mập mờ ở điểm này là hình thức trình bày sai lệch phổ biến nhất.
3. Từ chối chia sẻ kết quả GC-MS, CoA hoặc kết quả kiểm nghiệm vi sinh theo lô của một lô gần đây trước khi quý khách mua.
4. Ngần ngại tiếp một đợt đánh giá trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ sở sản xuất. Các nhà sản xuất có uy tín vốn chờ đợi điều này — đó là chuyện bình thường.
5. Giá thấp hơn thị trường một cách bất thường, kèm những câu trả lời mơ hồ về việc vì sao làm được như vậy. Hai lời giải thích có thật — pha trộn không khai báo hoặc nguyên liệu thô không đạt yêu cầu — đều trở thành vấn đề của quý khách sau khi nhận hàng.
6. Không rõ ràng về các công đoạn thuê ngoài. Nếu một phần quy trình diễn ra tại một địa điểm thứ ba, thì chứng nhận và các đợt đánh giá của địa điểm đó có ý nghĩa đối với quý khách, và nhà cung cấp cần công khai ngay từ đầu.
7. Phản ứng lại các yêu cầu về hồ sơ khi đơn hàng chuyển từ mẫu sang lô thử nghiệm rồi sang sản xuất. Nhà cung cấp chính đáng đầu tư nhiều công sức hồ sơ hơn khi mức cam kết tăng lên; nhà cung cấp có vấn đề thì làm ngược lại.

Câu hỏi thường gặp

Khách hàng của tôi đòi "phê duyệt của FDA" — điều đó có tồn tại đối với nguyên liệu không?

FDA không phê duyệt nguyên liệu thực phẩm theo cách cơ quan này phê duyệt thuốc. Với phần lớn dược liệu và thực phẩm sấy khô, thứ thực sự tồn tại là tình trạng GRAS, đăng ký cơ sở với FDA và việc tuân thủ FSMA. Một nhà cung cấp "đã đăng ký với FDA" chỉ đơn giản có nghĩa là họ đã nộp hồ sơ theo Đạo luật Chống khủng bố sinh học — đó không phải là sự bảo chứng cho chất lượng sản phẩm.

BRCGS hoặc IFS Food có thay thế được ISO 22000 không?

Với người mua thuộc khối bán lẻ châu Âu, BRCGS và IFS Food thường được ưu tiên hoặc bắt buộc. Đây là các chương trình được GFSI thừa nhận — rộng hơn và thiên về bán lẻ hơn so với ISO 22000. Một nhà cung cấp có BRCGS hạng AA đang ở vị thế vững cho hàng nhãn riêng bán lẻ tại EU.

Chứng chỉ cần được gia hạn với tần suất nào?

ISO 22000 thường vận hành theo chu kỳ chứng nhận ba năm với các đợt đánh giá giám sát hằng năm. BRCGS và IFS là hằng năm. Hãy luôn kiểm tra ngày hết hạn trên tài liệu nhà cung cấp gửi, chứ không chỉ ngày cấp.

Một nhà cung cấp nhỏ có thể được chứng nhận đúng nghĩa không?

Có. Chứng nhận co giãn theo quy mô hoạt động. Một cơ sở nhỏ, tập trung, có ISO 22000 + một chứng chỉ mỹ phẩm hoặc hữu cơ phù hợp có thể là đối tác mạnh hơn một cơ sở khổng lồ với giấy tờ lộn xộn.

Nếu nhà cung cấp ở một quốc gia mà tôi khó đến thăm thì sao?

Hãy dùng một công ty đánh giá bên thứ ba. SGS, Bureau Veritas, Intertek và một số đơn vị chuyên sâu nhỏ hơn cung cấp dịch vụ đánh giá theo từng quốc gia với chi phí hợp lý (thường 1.500–4.000 USD cho mỗi ngày đánh giá, cộng chi phí đi lại). Hãy đưa khoản này vào ngân sách tiếp nhận nhà cung cấp mới của quý khách.

Sẵn sàng xác minh rồi mới mua?

Lòng tin được xây dựng qua từng tài liệu một. Nếu quý khách đang cân nhắc đơn hàng đầu tiên, hướng dẫn thực hành tốt khi đặt hàng mẫu của chúng tôi trình bày chính xác các bước từ yêu cầu mẫu ban đầu đến cam kết sản xuất. Quý khách cũng có thể tìm hiểu cách các quy định của EU như EUDR bổ sung những tầng tuân thủ mới ảnh hưởng đến việc lựa chọn nhà cung cấp. Về các yêu cầu chứng nhận halal và kosher hoặc các tiêu chuẩn chứng nhận hữu cơ, xin xem các bài hướng dẫn chuyên đề của chúng tôi.

Hãy xem trang chứng nhận của Arovela, duyệt catalogue sản phẩm hoặc liên hệ bộ phận tuân thủ của chúng tôi kèm các chứng chỉ và bằng chứng đánh giá cụ thể mà quý khách cần để bật đèn xanh cho đơn hàng đầu tiên. Chúng tôi chờ đợi — và hoan nghênh — những câu hỏi nêu trên trang này.