Đồ ăn vặt cho dịch vụ ăn uống: hướng dẫn mua số lượng lớn cho HORECA

Mua đồ ăn vặt cho dịch vụ ăn uống không phải là mua đồ ăn vặt bán lẻ ở quy mô lớn hơn. Sự khác biệt sâu hơn nhiều so với số lượng thùng: chế độ ghi nhãn thay đổi ngay khi sản phẩm rời khỏi bao bì, giới hạn về kho là một chiếc tủ ở khu hậu cần chứ không phải một lối đi trong kho hàng, thước đo chi phí là theo mỗi khẩu phần chứ không phải theo kilogram, và nhịp đặt hàng đi theo công suất phòng và số người chứ không theo một lần điều chỉnh sơ đồ trưng bày.

Những người mua đến từ mảng bán lẻ mang theo các giả định của bán lẻ và vấp phải cùng ba điều: họ chỉ định một loại bao bì mà không ai tại cơ sở thực sự có chỗ để cất, họ lập kế hoạch thiếu cho thông tin về chất gây dị ứng mà pháp luật yêu cầu đối với sản phẩm đã san chiết, và họ đặt nhịp đặt hàng dựa trên dự báo trong khi hoạt động lại vận hành theo một mô hình tiêu thụ. Hướng dẫn này đi qua từng điều đó, cùng với các quyết định về định dạng dẫn đến chúng.

"Dịch vụ ăn uống" thực sự là những ai

Cái nhãn này bao trùm các hoạt động có những ràng buộc khác nhau đáng kể. Xác định đúng kênh con trước khi chỉ định bất cứ điều gì giúp tiết kiệm một vòng gửi mẫu.

Một hỗn hợp hạt và trái cây sấy hoạt động rất tốt trong phòng ăn nhẹ tại nơi làm việc sẽ thất bại trong máy bán hàng tự động nếu túi bị xẹp, và một thùng số lượng lớn phù hợp với đơn vị cung cấp suất ăn theo hợp đồng lại không dùng được trong một khách sạn boutique chỉ có một kệ kho khô. Hãy xác định kênh con trước.

Các định dạng bao bì và cái giá của từng loại

Có năm định dạng đang được dùng trong thực tế, và lựa chọn này đồng thời quyết định nghĩa vụ ghi nhãn, hao hụt, thời gian thao tác và chi phí mỗi khẩu phần.

Thùng số lượng lớn để san chiết. Sản phẩm nằm trong túi lót đạt chuẩn thực phẩm bên trong thùng, được mở tại cơ sở và chuyển sang bát, bình chia hoặc cốc khẩu phần. Chi phí bao bì mỗi kilogram thấp nhất, rác bao bì ít nhất, nhân công cao nhất, và là định dạng làm phát sinh các nghĩa vụ về chất gây dị ứng được bàn bên dưới. Cần có túi lót đóng lại được, nếu không cơ sở sẽ mất nửa sau của mỗi thùng vì hút ẩm.

Gói một khẩu phần hoặc gói chia phần. Một khối lượng gram cố định cho mỗi đơn vị. Chi phí bao bì cao nhất và rác bao bì nhiều nhất trên mỗi kilogram sản phẩm, và vượt xa các định dạng khác về độ dễ kiểm soát, đếm và trao tay. Đây cũng là định dạng duy nhất trụ được trong máy bán hàng tự động và suất ăn cho ngành du lịch vận tải.

Túi kiểu bán lẻ để mang đi. Một bao bì bán lẻ được bán hoặc cung cấp trong bối cảnh dịch vụ ăn uống — sảnh chờ khách sạn, quầy cà phê, micro-market. Mang đầy đủ nhãn bán lẻ và có thể gắn thương hiệu, điều này quan trọng khi cơ sở muốn món ăn vặt trông như một sản phẩm chào bán chứ không phải vật tư.

Định dạng nạp bình chia. Sản phẩm số lượng lớn dành cho bình chia kiểu trọng lực hoặc dùng muỗng xúc. Nằm giữa hai định dạng đầu: ít nhân công hơn phục vụ bằng bát, ít bao bì hơn gói nhỏ, nhưng bản thân bình chia trở thành một điểm kiểm soát vệ sinh và chất gây dị ứng.

Nguyên liệu bếp số lượng lớn. Trái cây sấy, các loại hạt và thảo mộc được mua để dùng trong chế biến chứ không phải để phục vụ như đồ ăn vặt. Được chỉ định theo cỡ hạt và đặc tính chức năng, không theo sức hấp dẫn đối với người tiêu dùng.

Phép so sánh mà phần lớn người mua làm sai là giữa hai định dạng đầu. Gói nhỏ trông đắt nếu tính theo kilogram và thường hóa ra rẻ hơn theo mỗi khẩu phần một khi tính cả khẩu phần bị trôi, nhân công san chiết và hao hụt cuối ngày. Hãy làm phép tính đó trước khi quyết định chỉ dựa trên giá mỗi kilogram.

Khác biệt về ghi nhãn mà không ai lên kế hoạch

Đây là điểm mà dịch vụ ăn uống thực sự tách khỏi bán lẻ, và đáng để hiểu cho chính xác.

Theo Quy định về Thông tin Thực phẩm cho Người tiêu dùng (EU) số 1169/2011, thực phẩm đóng gói sẵn mang bộ nội dung bắt buộc đầy đủ quen thuộc: tên, danh sách thành phần, chất gây dị ứng được làm nổi bật, khối lượng tịnh, ngày hạn dùng, điều kiện bảo quản, thông tin về nhà kinh doanh và công bố dinh dưỡng. Một gói một khẩu phần được niêm phong trao cho khách là hàng đóng gói sẵn. Một túi bán lẻ trên quầy cũng vậy.

Thực phẩm không đóng gói sẵn — bán rời, hoặc đóng gói theo yêu cầu của người mua, hoặc đóng gói sẵn để bán trực tiếp tại chỗ — thuộc một điều khoản khác. Với thực phẩm đó, thông tin về chất gây dị ứng vẫn bắt buộc; các nội dung khác tuân theo quy định quốc gia, vốn khác nhau giữa các quốc gia thành viên về việc có phải thể hiện bằng văn bản hay không, bằng cách nào và ở đâu.

Ngay khi một thùng số lượng lớn được mở và hàng bên trong được cho vào bát, sản phẩm không còn là hàng đóng gói sẵn, và nhà kinh doanh của cơ sở trở thành bên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về chất gây dị ứng của sản phẩm đó. Nghĩa vụ đó không thể được đáp ứng trừ khi thông tin đã đi cùng hàng hóa. Điều đó có nghĩa là việc của người mua là bảo đảm thông tin đi cùng.

Từ đó có ba yêu cầu thực tế:

1. Lấy dữ liệu về chất gây dị ứng ở dạng có thể chuyển giao. Không chỉ in trên thùng ngoài, mà còn dưới dạng một tài liệu quy cách mà đội ngũ của nhà kinh doanh có thể dùng để nhập vào hệ thống thực đơn, ma trận chất gây dị ứng hoặc thẻ buffet. Hãy yêu cầu dưới dạng dữ liệu, không phải ảnh chụp một cái nhãn.
2. Bao gồm các tuyên bố về nhiễm chéo và cơ sở của chúng. Các tuyên bố "có thể chứa" không phải để trang trí; chúng phản ánh thực tế dây chuyền của nhà cung cấp. Nhà kinh doanh cần biết một tuyên bố phản ánh một rủi ro đã được đánh giá hay một biện pháp phòng ngừa chung chung, vì một biện pháp phòng ngừa chung chung áp lên toàn bộ thực đơn sẽ khiến thực đơn không dùng được cho chính những vị khách mà nó phải bảo vệ.
3. Giữ thông tin cập nhật qua các lần thay đổi công thức. Một thay đổi công thức ở phía nhà cung cấp mà không nhìn thấy được trên thùng ngoài có thể âm thầm làm mất hiệu lực mọi thẻ chất gây dị ứng trong một hoạt động cung cấp suất ăn. Hãy ràng buộc trong hợp đồng việc thông báo thay đổi, bằng văn bản, với thời gian báo trước.

Các thùng số lượng lớn cung cấp cho mục đích chuyên nghiệp vẫn cần hồ sơ thương mại của chúng — nhận diện, lô, hạn dùng, điều kiện bảo quản, thông tin về nhà kinh doanh — và người mua nên coi hồ sơ đó là một phần của quy cách chứ không phải giấy tờ đến cùng pallet.

Kiểm soát khẩu phần và thước đo chi phí thực sự quan trọng

Bán lẻ nghĩ theo giá mỗi gói. Dịch vụ ăn uống nghĩ theo chi phí mỗi khẩu phần, và hai thứ tách xa nhau vì khẩu phần bị trôi.

Một món ăn vặt được san vào bát mở thì được chia phần bằng tay, bởi khách, và bởi bất cứ ai châm thêm. Mức tiêu thụ trên đầu người khi phục vụ bằng bát thường xuyên cao hơn đáng kể so với khẩu phần danh nghĩa dùng để lập ngân sách, và độ dao động còn rộng hơn mức trung bình bị đội lên — chính điều đó khiến nó khó dự báo chứ không chỉ đơn thuần là tốn kém.

Có ba đòn bẩy để kiểm soát:

• Kích thước vật đựng. Một chiếc bát nhỏ hơn được châm thường xuyên hơn cho tổng tiêu thụ thấp hơn một chiếc bát lớn chỉ đổ đầy một lần, với cùng tổng lượng sẵn có. Cái giá là nhân công.
• Dụng cụ chia phần. Muỗng xúc và cốc có kích cỡ theo khẩu phần dự kiến sẽ dịch chuyển mức mặc định mà không tước đi sự lựa chọn.
• Đóng gói theo đơn vị. Một gói nhỏ loại bỏ hoàn toàn việc trôi khẩu phần và biến một chi phí biến đổi thành chi phí cố định. Đó là lý do các chương trình cho nơi làm việc và hội nghị rất hay chuyển sang gói một khẩu phần sau một năm phục vụ bằng bát, bất chấp chi phí bao bì.

Hãy lập ngân sách theo chi phí mỗi khẩu phần ở mức tiêu thụ quan sát được, không phải mức dự định. Nếu quý khách chưa biết mức quan sát được, hãy phục vụ bằng bát trong một giai đoạn thử nghiệm xác định và đếm số lần châm thêm trước khi cam kết sản lượng cả năm.

Thành phần hỗn hợp cũng quan trọng ở đây: một hỗn hợp có các thành phần đắt tiền sẽ bị nhặt chọn, và phần còn lại trong bát khi kết thúc phục vụ là phần rẻ. Các hỗn hợp dành cho phục vụ mở được xây dựng công thức khác với hỗn hợp dành cho bao bì kín, và đó là cuộc trao đổi cần có ở giai đoạn công thức; hướng dẫn tìm nguồn hỗn hợp theo yêu cầu trình bày cách tỷ lệ thành phần được thiết lập và tính giá.

Bảo quản, thao tác và thực tế tại cơ sở

Kho khô trong khách sạn hay nhà hàng được đo bằng kệ, không phải bằng pallet. Điều này có hệ quả trực tiếp đến những gì cần chỉ định.

Thể tích thùng và khả năng xếp chồng. Một thùng không vừa kệ sẽ bị san sang một hộp chứa không nhãn ngay ngày đầu tiên, điều đó phá hủy truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất gây dị ứng trong một lần. Hãy hỏi kích thước thùng trước khi đặt hàng, và đối chiếu với nơi cất trữ thực tế, không phải với khu bốc dỡ hàng.

Độ ẩm. Bếp thì ẩm. Các sản phẩm khô, giòn có tính hút ẩm và sẽ mềm nhanh trong một thùng đã mở mà không đóng lại được. Hãy chỉ định túi lót đóng lại được hoặc kẹp, và đặt thời hạn sử dụng cho thùng đã mở ngay trong quy cách thay vì để tùy phán đoán.

Luân chuyển theo ngày. Các hoạt động dịch vụ ăn uống vận hành FIFO trên nguyên tắc và hiếm khi làm được trong thực tế khi chịu áp lực. Việc in ngày rõ ràng trên thùng, ở vị trí nhìn thấy được khi thùng nằm trên kệ, có tác dụng với việc tuân thủ luân chuyển hơn bất kỳ quy trình nào.

Gom chuyến giao hàng. Phần lớn cơ sở nhận hàng từ nhiều nhà cung cấp trong các khung giờ giao hàng hạn chế. Gom các dòng đồ ăn vặt vào ít chuyến giao hơn làm giảm gánh nặng tiếp nhận, và thời gian nhận hàng là một chi phí thật trong một hoạt động chạy lịch phân ca sít sao. Khi hàng được nhập khẩu, điều kiện giao hàng quyết định ai kiểm soát chặng cuối và ai gánh chịu sự chậm trễ; hướng dẫn về Incoterms trình bày các lựa chọn.

Nhịp đặt hàng

Bán lẻ bổ sung hàng theo một dự báo gắn với sơ đồ trưng bày. Dịch vụ ăn uống bổ sung hàng theo mức tiêu thụ đi theo công suất phòng, số người và lịch — tính mùa vụ của khách sạn, các học kỳ, chu kỳ hội nghị, sự sụt giảm tiêu thụ tại nơi làm việc vào tháng 8.

Một nhịp đặt hàng khả dụng có bốn tham số:

• Mức tồn chuẩn cho mỗi cơ sở, thể hiện bằng số khẩu phần thay vì số thùng, để các cơ sở có quy mô khác nhau có thể được quản lý trên một hệ thống.
• Điểm đặt hàng lại, đặt ở mức tồn chuẩn trừ đi lượng tiêu thụ dự kiến trong thời gian giao hàng của nhà cung cấp, cộng với một lượng đệm được định cỡ theo độ tin cậy của thời gian giao hàng đó chứ không theo sự lo lắng.
• Bội số đặt hàng, nơi MOQ của nhà cung cấp gặp sức chứa kho của cơ sở. Một lượng đặt hàng tối thiểu vượt quá sức chứa của cơ sở buộc phải lưu kho tập trung, và chi phí đó phải được đưa vào phép so sánh.
• Tần suất rà soát, hằng tuần với các dòng quay vòng nhanh, hằng tháng với phần đuôi dài.

Sự giằng co đặc thù của kênh này là giữa MOQ và sức chứa kho. Một mức tối thiểu của nhà cung cấp vốn thoải mái với một trung tâm phân phối tập trung lại là bất khả thi với một khách sạn boutique mười hai phòng, và câu trả lời thường là một nhà phân phối giữ hàng ở giữa hai bên — với một mức biên lợi nhuận phải được xứng đáng bằng dịch vụ. Cung ứng trực tiếp có ý nghĩa khi vượt mức sản lượng mà quý khách có thể tự giữ lượng đệm của mình. Khía cạnh tài chính của việc giữ lượng đệm đó được trình bày trong hướng dẫn về điều khoản thanh toán và tài trợ thương mại.

Với sản phẩm nhập khẩu có thời gian giao hàng dài, hãy lên kế hoạch đặt hàng lại theo toàn bộ khoảng thời gian sản xuất cộng vận chuyển chứ không chỉ riêng khoảng thời gian vận chuyển. Tình huống hết hàng phổ biến nhất trong kênh này là thiếu hàng quý 4 do đặt vào tháng 10.

Tóm tắt những điểm khác với bán lẻ

Những người mua phục vụ cả hai kênh từ một cơ sở cung ứng nên xác định sẽ có hai quy cách, chứ không phải một sản phẩm với hai cỡ thùng. Góc nhìn rộng hơn về ngành hàng nằm trong hướng dẫn bán buôn đồ ăn vặt tự nhiên, còn chi tiết vận hành của việc cung ứng số lượng lớn cho ngành khách sạn nhà hàng nằm trong hướng dẫn tìm nguồn cung số lượng lớn cho HORECA.

Vai trò của Arovela

Chúng tôi cung cấp trái cây sấy, thảo mộc và trà thảo mộc từ một cơ sở chế biến tại Sındırgı thuộc Balıkesir, sử dụng nhiệt địa nhiệt ở công đoạn sấy, với một kho tại Solingen phục vụ khách hàng châu Âu. Các hệ thống quản lý được chứng nhận ISO 22000, ISO 9001 và ISO 27001, và hồ sơ quy cách cùng hồ sơ chất gây dị ứng được phát hành dưới dạng dữ liệu chứ không phải hình ảnh của một cái nhãn.

Với kênh này, các năng lực liên quan là cung ứng trái cây sấy và thảo mộc số lượng lớn trong thùng đạt chuẩn thực phẩm, đóng gói nhãn riêng vào túi và các định dạng chia phần, và trà túi lọc. Trà là mặt hàng thiết yếu của dịch vụ ăn uống và việc chọn định dạng rất quan trọng: túi trà bọc phong bì riêng từng túi là thứ các khách sạn và hội nghị thường muốn, vì phong bì bảo vệ hương thơm trên khay mở và trông có chủ ý; túi có dây và thẻ phù hợp với phục vụ tại bàn và sảnh chờ; túi một ngăn trơn phù hợp với việc sử dụng quay vòng nhanh ở khu hậu cần. Ba loại này được so sánh trong hướng dẫn về các định dạng trà túi lọc. Dây chuyền của chúng tôi chạy ở mức khoảng 1.000 túi mỗi giờ, với các bậc sản xuất 5.000–20.000 túi trong 2–4 tuần và 50.000–100.000 túi trong 4–6 tuần kể từ khi công thức và bản thiết kế được duyệt — lý do đằng sau các bậc đó nằm trong hướng dẫn về MOQ và thời gian giao hàng.

Những gì chúng tôi không làm: bao bì cứng đạt thẩm định cho máy bán hàng tự động, và các định dạng suất ăn cho ngành du lịch vận tải với quy trình thẩm định riêng của chúng. Các định dạng túi và chia phần cho phòng ăn nhẹ, buffet và quầy nằm trong phạm vi chúng tôi đóng gói; các lựa chọn định dạng được trình bày trong hướng dẫn về bao bì bán lẻ. Các chương trình nhắm riêng đến việc cung cấp cho văn phòng và nhân viên được trình bày trong hướng dẫn về chương trình đồ ăn vặt tại nơi làm việc.

Câu hỏi thường gặp

Định dạng bao bì đồ ăn vặt nào tốt nhất cho buffet sáng của khách sạn?

Thường là thùng số lượng lớn được san vào các vật đựng chia phần, với thông tin về chất gây dị ứng có sẵn tại quầy buffet. Cách này cho chi phí mỗi khẩu phần thấp nhất và hình thức trình bày mà khách sạn mong muốn. Hãy dự trù ngân sách cho nhân công và cho quy tắc hạn dùng của thùng đã mở, và chỉ định túi lót đóng lại được để nửa sau của thùng không bị mềm.

Tôi có cần ghi nhãn đầy đủ trên các thùng số lượng lớn cung cấp cho đơn vị suất ăn không?

Thùng cần có nhận diện thương mại, lô, ngày hạn dùng, điều kiện bảo quản và thông tin về nhà kinh doanh. Một khi hàng bên trong được phục vụ ở dạng rời, nhà kinh doanh phải cung cấp thông tin về chất gây dị ứng cho khách, và họ chỉ làm được điều đó nếu quý khách đã cung cấp thông tin ở dạng dùng được. Hãy coi quy cách về chất gây dị ứng là một hạng mục bàn giao, không phải một tài liệu đính kèm.

Vì sao chi phí mỗi khẩu phần của tôi cao hơn mức mà giá mỗi kilogram gợi ý?

Khẩu phần bị trôi khi phục vụ mở, cộng với sản phẩm còn thừa khi kết thúc phục vụ, cộng với nhân công san chiết. Mức tiêu thụ khi phục vụ bằng bát thường vượt khẩu phần danh nghĩa dùng để lập ngân sách. Hãy đo số lần châm thêm trong một giai đoạn thử nghiệm, rồi quyết định giữa vật đựng nhỏ hơn, dụng cụ chia phần hoặc gói một khẩu phần.

Nên đặt tần suất đặt hàng thế nào cho một hoạt động nhiều cơ sở?

Đặt mức tồn chuẩn theo số khẩu phần cho mỗi cơ sở, tính điểm đặt hàng lại từ thời gian giao hàng của nhà cung cấp cộng với lượng đệm được định cỡ theo độ tin cậy của thời gian giao hàng đó, và rà soát các dòng quay vòng nhanh hằng tuần. Khi mức tối thiểu của nhà cung cấp vượt sức chứa kho của một cơ sở, hoặc gom qua một kho đệm tập trung, hoặc chấp nhận một nhà phân phối đứng giữa quý khách và nhà sản xuất.

Bao bì cho dịch vụ ăn uống và bao bì bán lẻ có thể đến từ cùng một mẻ sản xuất không?

Sản phẩm có thể giống hệt nhau; bao bì, nhãn và hồ sơ thì không. Hãy lập kế hoạch cho chúng như hai quy cách dùng chung một công thức. Chạy cả hai từ một mẻ sản xuất là hiệu quả, nhưng bản thiết kế, cấu hình thùng và hồ sơ chất gây dị ứng phải được chuẩn bị riêng, và chính phần chuẩn bị đó quyết định tiến độ.

Quý khách đang định cỡ một chương trình đồ ăn vặt hoặc trà cho khách sạn, suất ăn hoặc cung cấp tại nơi làm việc? Hãy gửi kênh con, định dạng bao bì, số cơ sở và số khẩu phần dự kiến mỗi tuần, rồi yêu cầu báo giá — chúng tôi sẽ cho quý khách biết chúng tôi đóng gói những định dạng nào và ở đâu một nhà cung cấp chuyên biệt sẽ phục vụ quý khách tốt hơn.