Pohjoismaiset luonnollisten raaka-aineiden ostajat tulevat toimittajakeskusteluun yleensä tietyllä vaatimusten yhdistelmällä, jota toimittajat kohtaavat muualla Euroopassa harvemmin: tiukat dokumentaatio-odotukset, valmiin pakkauksen merkintöjä koskeva kansallinen kielivaatimus, muutamaan suureen asiakkuuteen keskittynyt vähittäiskauppa ja fyysisen jakelun ongelma, joka käy aidosti vaikeammaksi neljän kuukauden ajaksi vuodessa. Yksikään näistä ei ole yksinään vaikea. Yhdessä ne tarkoittavat, että saksalaiselle tai hollantilaiselle ostajalle laadittu hankintasuunnitelma siirtyy Ruotsiin, Tanskaan, Norjaan ja Suomeen vain osittain.
Tämä opas on kirjoitettu ruotsalaisille ja pohjoismaisille ostajille, jotka arvioivat kuivattujen hedelmien, yrttien, teeraaka-aineiden ja eteeristen öljyjen hankintaa Turkista – mukaan lukien kasvava joukko juomabrändejä, jotka hankkivat haudukeyrttejä ja hedelmäraaka-aineita omiin tuotesarjoihinsa. Se käsittelee sitä, mitä pohjoismainen vähittäiskauppa todella pyytää, miten merkintöjen kielisäännöt toimivat käytännössä, mitä talvikuljetus tekee maataloustuotteille ja miten EU:n ja Turkin välisen kaupan mekaniikka vaikuttaa paperitöihinne molempiin suuntiin.
Pohjoismaisen ostajan profiili
Alueelta tulevia tiedusteluja hallitsee neljä ryhmää, ja kukin niistä tarvitsee erilaisen ensimmäisen keskustelun.
Vähittäiskaupan ja private label -tuotteiden ostajat. Pohjoismainen päivittäistavarakauppa on keskittynyttä, mikä tarkoittaa, että valikoimapäätökset ovat suuria, hitaita ja raskaasti dokumentoituja. Toimittajakysely saapuu ennen näytettä. Hankinnan kannalta realistinen johtopäätös on, että toimittajan dokumentointikyky kannattaa varmistaa ennen kuin tuotekehitykseen investoidaan, ei sen jälkeen.
Juomabrändit. Haudukkeita ja funktionaalisia juomia valmistavat brändit hankkivat kuivattuja yrttejä, hedelmäpaloja ja jauheita ja haluavat yhä useammin omistaa sekoituksen sen sijaan, että ostaisivat valmiin reseptin. Niiden rajoite on yleensä eräkoko: ne tarvitsevat toimituskumppanin, joka pystyy ajamaan pienen ensimmäisen tuotantoerän hinnoittelematta sitä palvelukseksi.
Elintarvikevalmistajat ja leipomot. Kuivattujen hedelmien ostajia, jotka tarvitsevat määritellyt leikkuukoot ja kosteusalueet ja joille erittelyn tasalaatuisuus merkitsee enemmän kuin alkuperätarina, koska raaka-aine katoaa valmiiseen tuotteeseen.
Terveys-, hyvinvointi- ja kosmetiikkabrändit. Yrttien, uutteiden ja eteeristen öljyjen ostajia, joiden dokumentaatiovaatimukset johtuvat niiden omista velvoitteista ketjussa eteenpäin.
Merkintöjen kielisääntö täsmällisesti ilmaistuna
Tämä on vaatimus, joka useimmin havaitaan myöhään. EU:n elintarviketietolainsäädännön mukaan pakolliset tiedot on esitettävä kielellä, jota sen maan kuluttajat, jossa elintarviketta pidetään kaupan, ymmärtävät helposti, ja asetus (EU) N:o 1169/2011 sallii nimenomaisesti jäsenvaltion vaatia yhtä tai useampaa virallista kieltään. Pohjoismaat käyttävät tätä mahdollisuutta.
| Markkina | Pakollisten tietojen käytännön kieliodotus | Seuraus hankinnalle |
|---|---|---|
| Ruotsi | Ruotsi | Pakkausaineisto ja ainesosaluettelot on viimeisteltävä ruotsiksi ennen painatusta |
| Tanska | Tanska | Erillinen aineistoversio tai sitä varten suunniteltu monikielinen pakkaus |
| Suomi | Suomi ja ruotsi vakiintuneessa kaksikielisessä muodossa | Pakkauksen tilasta tulee todellinen suunnittelurajoite |
| Norja | Norja, EU-kehyksen ulkopuolisten kansallisten sääntöjen nojalla | Myös erillinen tullijärjestelmä, ei EU:n sisäinen toimitus |
Tästä seuraa kaksi asiaa. Ensinnäkin jos aiotte myydä koko alueella, päättäkää varhain, käytättekö yhtä monikielistä pakkausta vai erillistä aineistoa markkinoittain: monikieliset pakkaukset vähentävät nimikkeiden määrää ja yksinkertaistavat tuotantoajoja, mutta kuluttavat etikettipinta-alaa nopeasti, erityisesti pienissä formaateissa, kuten teekotelossa. Toiseksi kääntäminen ei ole loppuvaiheen tehtävä, koska ainesosaluettelo riippuu lopullisesta sovitusta erittelystä. Ruotsinkielistä aineistoa ei voi viimeistellä sellaisen raaka-aineen pohjalta, jonka koostumuksesta vielä neuvotellaan.
Väitteiden sanamuoto ansaitsee erillistä huolellisuutta. Sitä, mitä elintarvikkeesta saa sanoa, rajoittaa asetus (EY) N:o 1924/2006, eikä väitteen kääntäminen tee siitä sallittua. Ilmaus, jota toimittaja on käyttänyt englanninkielisessä esitteessä, ei ole pakkaustekstin lähde millään kielellä. Pyytäkää toimittajilta koostumusta koskevat tosiasiat ja kirjoittakaa väitteet itse sääntelyasiantuntijan neuvojen tuella.
Avainmerkki (Keyhole) on syytä mainita, koska pohjoismaiset ostajat kysyvät siitä usein. Se on vapaaehtoinen merkintäjärjestelmä, jolla on määritellyt koostumuskriteerit; se, täyttääkö tietty tuote vaatimukset, ratkeaa tuotteen koostumuksen perusteella näitä kriteerejä vasten, ja se on päätös, jonka brändin omistaja tekee valmiista tuotteesta, ei jotakin, minkä raaka-ainetoimittaja voisi myöntää.
Mitä pohjoismainen vähittäiskauppa pyytää ennen kuin se pyytää näytettä
Pohjoismaisen vähittäiskaupan ja sen tuoteryhmäostajien toimittajakyselyt kattavat yleensä samat asiat: hallintajärjestelmien sertifioinnin, jäljitettävyyden valmiista pakkauksesta takaisin raaka-aine-erään, vierasaine- ja jäämätestausohjelmat, allergeenien hallinnan, pakkausmateriaali-ilmoitukset ja elinkaaren loppuvaiheen tiedot sekä toimitusketjun huolellisuusvelvoitetta koskevat tiedot raaka-aineen takana olevista viljelijöistä.
Kahteen näistä kannattaa valmistautua erikseen.
Jäljitettävyys. Pohjoismaiset ostajat pyytävät toimittajaa rutiininomaisesti osoittamaan, ei vain väittämään, että vähittäismyyntipakkauksen eräkoodi voidaan jäljittää takaisin tuotantoerään ja sen raaka-aineeseen. Jos rakennatte private label -ohjelmaa, sopikaa eräkoodausjärjestelmästä jo erittelyvaiheessa, jotta se sopii omiin takaisinvetomenettelyihinne. Oppaamme EU:n elintarvikkeiden jäljitettävyydestä ja eräseurannasta kuvaa, miten tämä ketju tavallisesti rakennetaan.
Pakkaus. Laajennettu tuottajavastuu ja materiaali-ilmoitukset ovat pikemminkin hallinnollisia kuin teknisiä asioita, mutta niihin tarvitaan toimittajan tietoja: materiaalikoostumus, painot komponenteittain ja mahdollinen kierrätysmateriaalin osuutta koskeva lausuma, joka voidaan todella osoittaa oikeaksi. Pyytäkää nämä ensimmäisen tarjouksen yhteydessä, koska niiden hakeminen myöhemmin viivästyttää valikoimaan pääsyä.
Arovela toimii ISO 22000-, ISO 9001- ja ISO 27001 -hallintajärjestelmien mukaisesti. Sertifikaatteja, joita meillä ei ole, emme väitä omistavamme – jos pohjoismaisen vähittäiskaupan kysely edellyttää tämän joukon ulkopuolista järjestelmää, on paljon parempi todeta se toimittajan hyväksyntävaiheessa kuin sen jälkeen, kun valikoimasuunnitelma on rakennettu sellaisen toimittajan varaan, joka ei läpäise auditointia.
Juomabrändit: raaka-ainemuodon valinta
Pohjoismaisille juomabrändeille muotoa koskeva päätös määrää kustannukset, joustavuuden ja sen, kuinka suurta osaa prosessista brändi itse hallitsee.
| Muoto | Sopii | Mitä hallitsette | Mistä luovutte |
|---|---|---|---|
| Irtonaiset bulkkiyrtit | Brändeille, jotka sekoittavat tai pakkaavat itse | Resepti, sekoitussuhteet, erien ajoitus | Otatte vastuullenne sekoituslaitteet ja laadunvalvonnan |
| Sekoituserittelynne mukaan leikatut yrtit | Brändeille, jotka omistavat reseptin mutta eivät tehdasta | Koostumus ja erittely | Sekoitus tapahtuu ketjun alkupäässä, joten muutokset vaativat toimitusaikaa |
| Valmiit teepussit omalla merkillänne | Brändeille, jotka menevät nopeasti vähittäis- tai verkkokauppaan | Brändi, formaatti, pakkaus | Tuotannon aikataulutus on valmistajalla |
| Hedelmäpalat ja jauheet | Juomavalmiiden juomien, smoothieiden ja funktionaalisten juomien valmistajille | Sovelluskehitys | Raaka-aineen käyttäytyminen on validoitava omassa matriisissanne |
Jos tavoitteena ovat teepussit, käytännön rajoitteet on hyvä tuntea ennen lanseerauksen suunnittelua. Teelinjamme täyttää noin 1 000 pussia tunnissa ja valmistaa yksikammioisia pusseja, langallisia ja etiketillisiä pusseja sekä kuorellisia pusseja. Vähimmäistilaukset ovat 5 000–20 000 kappaletta tyypillisellä kahden–neljän viikon toimitusajalla ja 50 000–100 000 kappaletta neljän–kuuden viikon toimitusajalla. Linja on suunniteltu lyhyisiin sarjoihin ja tiheisiin tuotevaihtoihin eikä supermarketvolyymeihin, mikä on juuri se muoto, jota lanseerausvaiheessa oleva juomabrändi tarvitsee. Yrttiteesekoitusten kehitysopas käy läpi, miten resepti etenee ideasta valmistettavissa olevaksi erittelyksi, ja turkkilaisten yrttiteiden ja yrttien yleiskatsaus kertoo, mitä raaka-aineita on realistisesti saatavilla ja milloin.
Vähittäismyyntivalmiissa esillepanossa pakkausten vaatimustenmukaisuus on oma työkokonaisuutensa; vähittäismyyntivalmiit teepakkaukset ja EU:n merkintävaatimukset kertoo, mitä kotelossa on oltava, ennen kuin pohjoismainen vähittäiskauppa hyväksyy aineiston.
Talvilogistiikka ja miksi se ei ole yksityiskohta
Myöhäissyksyn ja alkukevään välisenä aikana Pohjoismaihin saapuva rahti kohtaa olosuhteet, joihin useimmat lähtöpään toimittajat eivät varaudu, ellei sitä pyydetä. Luonnontuotteiden kannalta merkitystä on kolmella vaikutuksella.
Kondensaatio. Tavaroissa, jotka kulkevat leudosta lähtöilmastosta kylmään määränpäähän ja siirretään sen jälkeen lämmitettyyn varastoon, voi tapahtua kosteuden siirtymistä. Kuivatuissa hedelmissä ja kuivatuissa yrteissä kosteus on se parametri, joka määrää säilyvyysajan ja mikrobiologisen stabiiliuden. Torjuntakeinot ovat arkisia ja tehokkaita: asianmukaiset sisäpussit ja suojapakkaukset, suljetut laatikot avoimien kartonkien sijaan ja sovittu sopeuttamisvaihe saapumisen yhteydessä sen sijaan, että lavat avataan heti lämpimässä huoneessa.
Jäätyminen ja lämpötilan vaihtelut. Useimmat kuivatut tuotteet sietävät kylmää, mutta öljyt ja nestemäiset tuotteet voivat käyttäytyä toisin: viskositeetti muuttuu tai tuote kiteytyy, mikä hälyttää vastaanottotiimin, vaikka tuotteessa ei olisi mitään vikaa. Kysykää toimittajalta, mitä kyseiselle tuotteelle tapahtuu alhaisessa lämpötilassa, ja pyytäkää vastaus kirjallisena, jotta tavaran vastaanottonne ei hylkää moitteetonta lähetystä.
Kuljetusten luotettavuus. Talviset tieolosuhteet, lauttojen aikataulut ja joulukuun pyhien ympärille lyhentyneet toiminta-ajat supistavat kaikki kapasiteettia samalla jaksolla, jolla vähittäiskaupan kysyntä on huipussaan. Käytännön vastaus on aikaistaa tilauksia sen sijaan, että odotettaisiin nopeampaa kuljetusta: tehkää syksyn täydennystilaus ajoissa ja pitäkää joulukuuta poissuljettuna kaikelle aikakriittiselle.
Arovela valmistaa tuotteensa Sındırgıssa Balıkesirin maakunnassa ja pitää jakeluvarastoa Solingenissa Saksassa. Pohjoismaisille ostajille Solingenin osuus on merkityksellinen, koska EU:ssa jo vapaassa liikkeessä oleva tavara saapuu Ruotsiin, Tanskaan ja Suomeen EU:n sisäisenä maantiekuljetuksena ilman tuontiselvitysvaihetta teidän päässänne. Norja on EU:n tullialueen ulkopuolella ja edellyttää omat tuontimuodollisuutensa riippumatta siitä, mitä reittiä tavara saapuu – ero, joka kannattaa rakentaa suunnitelmaan, jos toimitatte koko alueelle yhdestä varastosta.
EU:n ja Turkin välisen kaupan mekaniikka
Ruotsalaiset ostajat kysyvät usein, miten tullisuhde todella toimii, ja rehellinen vastaus on, että se riippuu siitä, mitä laatikossa on.
Vapaassa liikkeessä olevat teollisuustuotteet ja jalostetut maataloustuotteet liikkuvat EU:n ja Turkin tulliliittojärjestelyn puitteissa, ja tyypillisesti tämä osoitetaan A.TR-tavaratodistuksella. Maatalouden perustuotteet jäävät tämän järjestelyn ulkopuolelle, ja niitä käsitellään erillisten etuuskohtelusopimusten nojalla, joissa alkuperä osoitetaan toisin – tavallisesti EUR.1-tavaratodistuksella tai alkuperäilmoituksella. Se, kumpi reitti koskee lähetystänne, riippuu tariffiluokittelusta, joten hyödyllinen toimenpide on vahvistaa tavarakoodi tulliasioitsijanne kanssa ennen kaupallisten ehtojen lukitsemista sen sijaan, että rajalla selviää asiakirjakokonaisuuden olevan väärä.
Sama logiikka pätee toiseen suuntaan. Turkkiin vievät ruotsalaiset yritykset kohtaavat saman kysymyksen peilikuvana, ja luokitteluharjoitus on sama: selvittäkää koodi, selvittäkää, mikä sopimus sitä koskee, ja selvittäkää sitten, mikä asiakirja osoittaa alkuperän. Mikään määrä kaupallista hyvää tahtoa ei korvaa oikeaa todistusta.
Kirjatkaa lopuksi Incoterms-ehto ja nimetty paikka nimenomaisesti jokaiseen tarjoukseen. ”CIF Göteborg” ja ”DAP Tukholma” jakavat rahdin, vakuutuksen, riskin ja tullityön eri tavoin, ja kaksi tarjousta ovat vertailukelpoisia vasta, kun ne on normalisoitu samaan ehtoon. Luonnontuotteiden Incoterms-oppaamme kertoo, mikä ehto sopii millekin sisäiselle valmiudelle. Elintarvikepuolen hankinnasta laajemmin Turkin kuivattujen hedelmien hankintaopas käsittelee laatuluokat, kosteuserittelyt ja sadonkorjuun ajoituksen.
Toimiva järjestys ensimmäiselle pohjoismaiselle ohjelmalle
Varmistakaa toimittajan dokumentaatio ennen tuotteen kehittämistä. Sopikaa erittelystä kirjallisesti, mukaan lukien kosteus, leikkuukoko, vierasainetestauksen laajuus ja eräkoodaus. Ottakaa näytteet ja testatkaa ne todellisessa sovelluksessanne ja tarvittaessa todellisissa varastointiolosuhteissanne. Viimeistelkää erittely ja aloittakaa vasta sitten pakkausaineisto ja käännökset. Tehkää ensimmäinen tuotantotilaus niin mitoitettuna, että virheeseen on varaa. Tarkastelkaa todellisen läpimyynnin ensimmäiset yhdeksänkymmentä päivää ennen kuin sitoudutte volyymiportaaseen. Paperilla tämä on hitaampaa kuin tiivistetty aikataulu, jota useimmat lanseeraussuunnitelmat olettavat, ja käytännössä se on nopeampaa, koska se poistaa ne kaksi viivettä, jotka todella maksavat kokonaisia sesonkeja: epäonnistuneen vähittäiskaupan kyselyn ja pakkausaineiston, joka on painettava uudelleen.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö pakkausmerkintöjen olla ruotsiksi?
Ruotsin markkinoille saatettavissa elintarvikkeissa pakolliset tiedot odotetaan ruotsiksi. EU:n elintarviketietolainsäädäntö sallii jäsenvaltioiden vaatia yhtä tai useampaa virallista kieltä, ja Pohjoismaat soveltavat tätä. Tanskalla, Norjalla ja Suomella on omat vaatimuksensa, ja Suomessa käytetään vakiintunutta kaksikielistä esitystapaa suomeksi ja ruotsiksi. Vahvistakaa voimassa olevat kansalliset vaatimukset kultakin viranomaiselta tai sääntelyneuvonantajaltanne ennen kuin aineisto lähtee painoon.
Voiko yksi pakkaussuunnittelu palvella kaikkia Pohjoismaiden markkinoita?
Joskus. Monikielinen pakkaus vähentää nimikkeiden määrää ja yksinkertaistaa tuotantoa, mutta se kuluttaa etikettipinta-alaa nopeasti, ja pienistä formaateista, kuten teekoteloista, tila loppuu ensimmäisenä. Norja on lisäksi EU:n tullialueen ulkopuolella, joten yksi pakkaus ei poista erillistä tuontimuodollisuutta. Mallintakaa molemmat vaihtoehdot ennustevolyymejanne vasten ennen päätöstä.
Mikä on pienin järkevä ensimmäinen tilaus juomabrändille?
Private label -teepusseissa aloitusporras on 5 000–20 000 kappaletta tyypillisellä kahden–neljän viikon toimitusajalla, ja seuraava porras on 50 000–100 000 kappaletta neljän–kuuden viikon toimitusajalla. Kun ensimmäinen tilaus mitoitetaan alempaan portaaseen, voitte validoida sekoituksen, pakkauksen ja läpimyynnin ennen kuin sidotte käyttöpääomaa volyymiin, jota ette ole vielä todentaneet.
Miten talvikuljetusten pitäisi muuttaa tilausrytmiäni?
Aikaistakaa tilauksia sen sijaan, että odottaisitte nopeampaa kuljetusta. Talviset tieolosuhteet, lauttakapasiteetti ja joulukuun pyhäkausi tiivistävät logistiikkaa samoina viikkoina, joina vähittäiskaupan kysyntä on huipussaan. Sopikaa myös kosteudelta suojaavasta pakkauksesta ja sopeuttamisvaiheesta saapumisen yhteydessä, koska kuivattujen tuotteiden todellinen riski on kondensaatio, ei kylmyys sinänsä.
Mitä tulliasiakirjoja Turkista tuleviin tavaroihin sovelletaan?
Se riippuu tariffiluokittelusta. Vapaassa liikkeessä olevat teollisuustuotteet ja jalostetut maataloustuotteet liikkuvat tyypillisesti EU:n ja Turkin tulliliiton puitteissa A.TR-tavaratodistuksella, kun taas maatalouden perustuotteita käsitellään erillisten etuuskohtelujärjestelyjen nojalla, joissa alkuperä osoitetaan EUR.1-todistuksella tai alkuperäilmoituksella. Vahvistakaa tavarakoodi tulliasioitsijanne kanssa ennen kaupallisista ehdoista sopimista.
Kertokaa meille yrtit, leikkuuerittely, pakkausmuoto ja kohdemarkkina ja pyytäkää tarjous – vastaamme kertomalla, mitä on aidosti saatavilla, mikä on portaanne toimitusaika ja missä kohdin erittelyä olisi muutettava, jotta se olisi valmistettavissa.