Những điểm chính
- Chứng nhận phân tích là một tài liệu xuất xưởng có thể kiểm chứng, không phải một tờ rơi tiếp thị. Một COA hợp lệ gắn một sản phẩm và một lô có tên cụ thể với các kết quả bằng số, một phương pháp được nêu rõ, một giới hạn chấp nhận và một kết luận đạt/không đạt — bất cứ thứ gì ít hơn thế chỉ là một bảng dữ liệu được khoác áo bằng chứng.
- "Đạt" và "phù hợp" không phải là kết quả. Nếu một chỉ tiêu không có con số, không có phương pháp và không có giới hạn, quý khách không thể kiểm chứng nó, theo dõi xu hướng của nó hay bảo vệ nó trong một tranh chấp. Con số kèm đơn vị là đơn vị tiền tệ tối thiểu của một COA.
- Liên kết lô là trường thông tin mà phần lớn hành vi gian lận bỏ qua. Một COA không khớp với mã lô trên thùng carton, hóa đơn và phiếu đóng gói của quý khách thì không chứng minh được gì về nguyên liệu thực sự nằm trong kho, dù các con số trông sạch sẽ đến đâu.
- Sự công nhận thuộc về phòng thí nghiệm, không thuộc về thương nhân. ISO/IEC 17025 là sự công nhận năng lực phòng thí nghiệm với một phạm vi xác định; một nhà cung cấp có ISO 22000, ISO 9001 hoặc ISO 27001 thì có các hệ thống chất lượng và an toàn thực phẩm, nhưng đó không phải là sự công nhận về phân tích cho bất kỳ kết quả đơn lẻ nào.
- Một báo cáo được công nhận của bên thứ ba luôn thắng một bản tự công bố. Nhà cung cấp có thể trung thực nêu một giá trị, nhưng một báo cáo của phòng thí nghiệm được công nhận — truy xuất được đến một phạm vi mà quý khách có thể kiểm tra qua mạng lưới ILAC — là bằng chứng độc lập chứ không phải một lời tuyên bố.
Giới thiệu
Chứng nhận phân tích là tài liệu được tin tưởng quá mức nhiều nhất trong việc tìm nguồn nguyên liệu tự nhiên. Người mua trái cây sấy, nguyên liệu thực vật, thảo mộc và tinh dầu coi COA là bằng chứng rằng một lô an toàn và đúng thông số, thế nhưng nhiều tài liệu đi kèm lô hàng sẽ không trụ nổi mười phút soi xét. Một số trung thực nhưng không đầy đủ; một số là biểu mẫu chung mô tả một loại sản phẩm chứ không phải một lô; và một thiểu số được cố ý làm giả, điền bù về sau hoặc sao chép từ một lô sạch hơn. Đối với người rà soát QA hoặc pháp chế, mối nguy là như nhau trong mọi trường hợp: một tài liệu trông có thẩm quyền nhưng thực tế không thể kiểm chứng.
Hướng dẫn này được viết cho các đội thu mua, QA và pháp chế đang mua sản phẩm tự nhiên của Thổ Nhĩ Kỳ cho EU và Ukraina. Bài viết trình bày một COA hợp lệ phải chứa những gì, các dấu hiệu cảnh báo cụ thể phân biệt một kết quả được công nhận thực thụ với một bản tự công bố đội lốt, và các bước cụ thể giúp quý khách xác thực một tài liệu trước khi nó trở thành bằng chứng xuất xưởng của mình. Các nguyên tắc được cố ý trình bày như những nguyên tắc, vì giới hạn chấp nhận và phương pháp áp dụng thay đổi theo nền mẫu và mục đích sử dụng cuối — còn kỷ luật đòi hỏi đúng các trường thông tin thì không đổi. Với các biện pháp kiểm soát liên quan, hãy đọc các hướng dẫn của Arovela về cách đọc COA nguyên liệu thực vật, kim loại nặng trong nguyên liệu thực vật và trái cây sấy, giới hạn vi sinh đối với nguyên liệu thực vật và thảo mộc khô và cách đọc báo cáo GC-MS cho tinh dầu.
Một COA hợp lệ phải chứa những gì
Trước khi có thể phát hiện một dấu hiệu cảnh báo, quý khách cần mức chuẩn để đối chiếu. Một COA bảo vệ được là một bảng kết quả được bao bọc bởi siêu dữ liệu về định danh và truy xuất nguồn gốc, được cấp hoặc sao chép lại từ một phép phân tích trên chính lô đang ở trước mặt quý khách. Hướng dẫn của ngành và của cơ quan quản lý hội tụ về một bộ trường thông tin nhất quán: định danh, liên kết lô, phương pháp đứng sau mỗi con số, bản thân con số cùng độ nhạy phát hiện, giới hạn mà nó được đánh giá theo, và một quyết định xuất xưởng có chữ ký. Mỗi trường tồn tại để trả lời một câu hỏi cụ thể mà người rà soát sẽ đặt ra.
| Trường trên COA | Phải nêu điều gì | Vì sao quan trọng | Câu hỏi mà nó trả lời |
|---|---|---|---|
| Định danh sản phẩm | Tên sản phẩm đầy đủ, bộ phận cây hoặc dạng quả, cấp hạng | Xác nhận nguyên liệu được thử là nguyên liệu được đặt | "Đây có đúng là nguyên liệu và cấp hạng đó không?" |
| Số lô / mẻ | Mã duy nhất khớp với thùng carton, hóa đơn và phiếu đóng gói | Liên kết giấy tờ với hàng hóa vật chất | "Lô này đã được thử, hay là một lô nào khác?" |
| Ngày lấy mẫu | Ngày mẫu được lấy từ lô | Neo kết quả vào dòng thời gian sản xuất | "Nguyên liệu này thực sự được lấy mẫu khi nào?" |
| Phương pháp thử + tài liệu viện dẫn | Phương pháp được nêu tên, lý tưởng là phương pháp dược điển/tiêu chuẩn (Ph. Eur., USP, AOAC, ISO, EPA) hoặc phương pháp nội bộ đã thẩm định | Làm cho kết quả có thể tái lập và so sánh được | "Cái này được đo như thế nào, và có lặp lại được không?" |
| LOQ / LOD | Giới hạn định lượng và, khi liên quan, giới hạn phát hiện kèm đơn vị | Xác định giá trị nhỏ nhất mà phương pháp có thể tin cậy | "Dưới giá trị nào thì 'không phát hiện' chẳng còn ý nghĩa gì?" |
| Kết quả bằng số | Giá trị đo được kèm đơn vị (ví dụ 0,18 mg/kg) | Bằng chứng thực sự, không phải một sự diễn giải | "Thiết bị đã đọc ra giá trị nào?" |
| Giới hạn theo thông số | Giới hạn hoặc khoảng chấp nhận mà kết quả được đánh giá theo | Biến một con số thành đạt/không đạt | "Kết quả được so với cái gì?" |
| Kết luận đạt / không đạt | Một quyết định về sự phù hợp rõ ràng cho từng chỉ tiêu | Nêu kết luận xuất xưởng, không chỉ dữ liệu | "Chỉ tiêu này có đạt không?" |
| Phòng thí nghiệm được công nhận + phạm vi | Tên, địa chỉ phòng thí nghiệm và sự công nhận (ISO/IEC 17025) kèm dẫn chiếu phạm vi | Xác lập năng lực kỹ thuật và tính độc lập | "Ai đã thử, và họ có được công nhận cho phép thử này không?" |
| Chữ ký + ngày | Người ký QC có thẩm quyền và ngày cấp | Quy trách nhiệm đối với tài liệu | "Ai đứng sau tài liệu này, và khi nào?" |
Nếu một tài liệu mang đủ cả mười trường, quý khách có thể theo dõi xu hướng, đánh giá và bảo vệ nó. Khi một trường bị thiếu, nó thiếu là có lý do — đôi khi vô hại, đôi khi không — và việc của người rà soát là tìm ra đó là trường hợp nào.
Giới hạn theo thông số là một nửa câu chuyện
Một con số tự thân không phải là kết luận đạt. "Chì 0,18 mg/kg" không cho quý khách biết gì về sự tuân thủ cho đến khi quý khách thấy giới hạn mà nó được đánh giá theo và kết luận đạt/không đạt đi kèm. Một COA mạnh in thông số ngay cạnh kết quả để kết luận tự hiển nhiên; một COA yếu in kết quả rồi trông chờ quý khách tự tra giới hạn, hoặc in chữ "đạt" rồi trông chờ quý khách tin rằng có tồn tại một giới hạn. Hướng dẫn về kim loại nặng và hướng dẫn về giới hạn vi sinh đều nêu cùng một điểm từ hướng ngược lại: giới hạn phụ thuộc vào nền mẫu và mục đích sử dụng cuối, nên nó phải được nêu trên tài liệu, không được mặc nhiên giả định.
Các dấu hiệu cảnh báo, và điều mỗi dấu hiệu che giấu
Phần lớn các COA yếu thất bại theo những cách dự đoán được. Bảng dưới đây là một danh mục kiểm tra để làm việc; các phần tiếp theo giải thích lập luận, vì một dấu hiệu cảnh báo là lời nhắc phải điều tra, không phải lúc nào cũng là lý do từ chối tự động.
| Dấu hiệu cảnh báo trên COA | Điều nó thường che giấu | Hành động của người rà soát |
|---|---|---|
| "Đạt" / "phù hợp" mà không có giá trị số | Một bảng dữ liệu, không phải kết quả của lô; có thể không hề có phép thử nào | Yêu cầu kết quả bằng số và giới hạn mà nó được đánh giá theo |
| Có nêu kết quả nhưng không có giới hạn theo thông số | Quý khách không thể đánh giá sự phù hợp; chữ "đạt" không thể bị bác bỏ | Hỏi giới hạn chấp nhận và khuôn khổ mà nó xuất phát |
| Không có phương pháp thử hoặc không có LOQ/LOD | Kết quả không tái lập được; "không phát hiện" là vô nghĩa | Hỏi tài liệu viện dẫn phương pháp và LOQ theo cùng đơn vị |
| Không có liên kết lô với hóa đơn / phiếu đóng gói | Giấy tờ có thể mô tả một lô khác với lô được giao | Đối chiếu mã lô giữa COA, thùng carton, hóa đơn, phiếu đóng gói |
| Biểu mẫu chung, không ghi ngày | Mô tả một loại sản phẩm, không phải một lô đã sản xuất | Yêu cầu ngày lấy mẫu, số lô và một ngày cấp mới |
| Kết quả giống hệt nhau được sao chép giữa các lô | Không có biến động tự nhiên — phi lý về mặt vật lý đối với sản phẩm tự nhiên | So sánh nhiều lô; đánh dấu biến động bằng không là làm giả |
| Kết quả ghi lùi ngày hoặc ghi ngày tương lai | Dòng thời gian không khớp với thực tế sản xuất hay lấy mẫu | Đối chiếu ngày lấy mẫu và ngày cấp với lịch sử lô |
| Kết quả nằm đúng ngay tại giới hạn | Khó xảy ra về mặt thống kê trên nhiều chỉ tiêu cùng lúc | Yêu cầu báo cáo gốc; tìm dấu hiệu gò số liệu |
| Bản sao chép lại mà không có báo cáo gốc của phòng thí nghiệm | Các con số có thể đã được gõ lại, làm tròn hoặc sửa đổi | Yêu cầu bản PDF gốc của phòng thí nghiệm được công nhận, không phải một bảng nhập lại |
| Kết quả tốt hơn LOQ của phương pháp | Báo cáo một độ chính xác mà phương pháp không thể mang lại | Chất vấn một giá trị nằm dưới giới hạn định lượng đã nêu |
| "Phòng thí nghiệm độc lập" không có tên hay sự công nhận | Không có cách nào kiểm chứng năng lực hay phạm vi | Yêu cầu tên phòng thí nghiệm và kiểm tra phạm vi công nhận của nó |
"Đạt" hoặc "phù hợp" mà không có con số
Đây là dấu hiệu cảnh báo phổ biến nhất và bộc lộ nhiều điều nhất. Một chỉ tiêu chỉ được báo cáo là "đạt", "phù hợp", "tuân thủ" hoặc "điển hình" không phải là một phép đo — đó là một lời khẳng định. Các hướng dẫn về cách đọc chứng nhận đều nhất quán ở điểm này: một COA liệt kê "điển hình" hoặc "phù hợp" mà không có con số riêng của lô thì thực chất là một bảng dữ liệu kỹ thuật, không phải một chứng nhận phân tích. Con số có thể được theo dõi xu hướng qua các đợt giao hàng; lời khẳng định thì không. Con số có thể được bảo vệ trong một khiếu nại; lời khẳng định thì sụp đổ. Hãy kiên quyết đòi giá trị và đơn vị của nó cho mọi chỉ tiêu đo được, và coi "phù hợp" là một chỗ trống cần được điền vào, không phải một câu trả lời.
Kết quả không có giới hạn, hoặc giới hạn không có phương pháp
Hai kiểu COA nửa vời gây rắc rối chẳng kém một bản để trống. Một kết quả không có giới hạn theo thông số cho quý khách một con số mà quý khách không thể đánh giá. Một giới hạn không có phương pháp cho quý khách một mục tiêu mà không có cách nào tái lập phép đo. Tài liệu viện dẫn phương pháp có ý nghĩa quan trọng vì "asen" đo bằng một quy trình ICP-MS đã thẩm định với bước phá mẫu được nêu rõ là một loại bằng chứng có chất lượng khác hẳn so với "asen" từ một phép sàng lọc không nêu rõ. Khi tồn tại một phương pháp dược điển hoặc tiêu chuẩn — Dược điển châu Âu, USP, AOAC, một phương pháp ISO, một phương pháp EPA — một phòng thí nghiệm nghiêm túc sẽ viện dẫn nó. Phương pháp nội bộ là chấp nhận được nếu nó được nêu tên và đã thẩm định, nhưng "asen: đạt" mà không có cả phương pháp lẫn giới hạn thì không.
Thiếu LOQ, và kết quả tốt hơn LOQ
Giới hạn định lượng là nồng độ thấp nhất mà một phương pháp có thể đo với độ tin cậy chấp nhận được; giới hạn phát hiện là mức thấp nhất mà nó có thể phân biệt với nhiễu. Không có LOQ được nêu, "không phát hiện" là không thể diễn giải — không phát hiện dưới mức nào? Một dấu hiệu cảnh báo liên quan và tinh vi hơn là một kết quả bằng số được báo cáo thấp hơn chính LOQ của phương pháp: nếu LOQ là 0,05 mg/kg, một giá trị "0,012 mg/kg" được báo cáo đầy tự tin là đang tuyên bố một độ chính xác mà phương pháp không thể mang lại. Hoặc LOQ sai, hoặc con số là bịa ra. Hãy hỏi xem là trường hợp nào.
Đứt liên kết lô
Một COA không thể gắn được với mã lô trên thùng carton, hóa đơn và phiếu đóng gói của quý khách thì không chứng minh được gì về nguyên liệu trong kho của quý khách. Liên kết lô là trường thông tin mà gian lận hay bỏ qua nhất, vì sao chép một kết quả sạch trong quá khứ thì dễ còn thử lại chính lô được giao thì không. Đây cũng là nơi mà sự thiếu ngăn nắp trung thực và sự đánh tráo cố ý trông giống hệt nhau trên giấy, nên biện pháp kiểm soát là như nhau cho cả hai: một mẫu gộp, một mã lô, một hồ sơ xuất xưởng, khớp nhau trên mọi chứng từ. Hướng dẫn về truy xuất nguồn gốc theo lô của EU trình bày chuỗi đó cần được đọc như thế nào từ đầu đến cuối.
Biểu mẫu chung, kết quả sao chép-dán và sự nhất quán bất khả thi
Sản phẩm tự nhiên luôn biến động. Niên vụ, xuất xứ, điều kiện thu hoạch và khâu sấy đều làm các con số dịch chuyển, nên một loạt lô báo cáo kết quả giống hệt nhau từng byte — cùng độ ẩm, cùng số liệu kim loại vết, cùng số đếm vi sinh đến từng chữ số — là phi lý về mặt vật lý đối với một nguyên liệu nông sản. Những người rà soát ở các ngành khác cũng đánh dấu cùng một kiểu hình: các sắc ký đồ giống hệt nhau hoặc các giá trị độ tinh khiết giống hệt nhau giữa những lô thực sự khác nhau là một dấu vết làm giả đã được biết đến. Một COA sạch đơn lẻ có thể là thật; năm lô liên tiếp với biến động bằng không thì không thể. Hãy yêu cầu nhiều lô gần đây cùng một lúc chính là để kiểu hình này lộ ra.
Những ngày tháng không khớp, và những số liệu khớp quá đẹp
Có hai dấu hiệu cảnh báo về thời gian lặp đi lặp lại. Kết quả ghi lùi ngày hoặc ghi ngày tương lai — một ngày lấy mẫu trước khi lô tồn tại, hoặc một ngày cấp có trước ngày lấy mẫu — báo hiệu một tài liệu được lắp ghép cho khớp với một lô hàng chứ không phải một phép thử được thực hiện trên lô đó. Và các kết quả nằm đúng ngay tại giới hạn theo thông số trên nhiều chỉ tiêu là khó xảy ra về mặt thống kê: các phép đo thật phân tán quanh một giá trị, chúng không cùng rơi chính xác vào mức tối đa. Một chỉ tiêu nằm ở giới hạn là bình thường; mọi chỉ tiêu đều nằm ở giới hạn là gò số liệu. Tự thân không kiểu hình nào là bằng chứng gian lận, nhưng cả hai đều là lời nhắc mạnh mẽ để đòi báo cáo gốc.
Bản sao chép lại thay cho báo cáo gốc
Nhiều COA đến tay người mua là các bản tóm tắt do nhà cung cấp tạo ra, gõ lại kết quả từ một báo cáo phòng thí nghiệm nằm phía sau. Việc sao chép lại không mặc nhiên là thiếu trung thực, nhưng đó là nơi việc làm tròn, lược bỏ có chọn lọc và sửa đổi trắng trợn xảy ra, vì người mua không bao giờ thấy nguồn. Cách phòng vệ rất đơn giản: với bất kỳ kết quả nào quan trọng, hãy yêu cầu báo cáo gốc có chữ ký của phòng thí nghiệm được công nhận — bản PDF mà phòng thí nghiệm đã cấp — chứ không phải một bảng nhập lại trên giấy tiêu đề của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp không thể hoặc không chịu xuất trình, hãy coi các số liệu sao chép lại là chưa được kiểm chứng.
Sự công nhận: năng lực của ai nằm trên tài liệu
Sự công nhận là trường thông tin mà người mua hay đọc sai nhất, nên nó xứng đáng có một phần riêng. Tiêu chuẩn liên quan là ISO/IEC 17025:2017, Yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn — phiên bản hiện hành, đã thay thế phiên bản 2005. Đây là chuẩn mực quốc tế mà qua đó một phòng thí nghiệm chứng minh năng lực kỹ thuật, việc thẩm định phương pháp, tính liên kết chuẩn đo lường và tính khách quan. Có ba điểm quan trọng đối với người mua.
Thứ nhất, ISO/IEC 17025 công nhận một phòng thí nghiệm, không phải một thương nhân hay nhà sản xuất. Một nhà cung cấp nói rằng mình "có ISO 17025" thì hầu như luôn nhầm lẫn giữa sự công nhận phòng thí nghiệm với chứng nhận hệ thống quản lý. Nhà cung cấp nắm giữ một cách chính đáng các chứng nhận về an toàn thực phẩm và chất lượng — chẳng hạn Arovela vận hành theo ISO 22000, ISO 9001 và ISO 27001 — nhưng những chứng nhận đó chi phối cách doanh nghiệp được vận hành, không chi phối giá trị phân tích của một phép thử cụ thể. Năng lực 17025 thuộc về phòng thí nghiệm được công nhận nào đã thực sự thực hiện phép phân tích, dù đó là một phòng thí nghiệm hợp đồng bên ngoài hay phòng thí nghiệm riêng của nhà cung cấp hoạt động theo phạm vi 17025 riêng biệt của chính nó.
Thứ hai, sự công nhận có phạm vi. Một phòng thí nghiệm không "được công nhận" một cách trừu tượng; nó được công nhận cho những phép thử cụ thể, trên những nền mẫu cụ thể, bằng những phương pháp cụ thể. Một phòng thí nghiệm có chứng chỉ 17025 hợp lệ cho dư lượng thuốc bảo vệ thực vật không vì thế mà có năng lực trên giấy tờ đối với kim loại nặng, trừ khi kim loại nặng xuất hiện trong phạm vi của nó. Khi một COA viện dẫn sự công nhận, người rà soát cần xác nhận phép thử đang xét nằm trong phạm vi đó, chứ không chỉ đơn thuần là phòng thí nghiệm có một chứng chỉ cho thứ gì đó.
Thứ ba, sự công nhận là thứ kiểm tra được. Theo Thỏa thuận Thừa nhận lẫn nhau của ILAC, các tổ chức công nhận quốc gia được đánh giá đồng đẳng theo ISO/IEC 17011, và mỗi tổ chức công bố hoặc sẽ xác nhận phạm vi của các phòng thí nghiệm mà mình công nhận. Nếu một COA nêu "một phòng thí nghiệm độc lập" mà không nêu tên, thì không có gì để kiểm tra. Một COA kiểm chứng được nêu tên phòng thí nghiệm, nêu tổ chức công nhận và số chứng chỉ của nó, và cho phép quý khách xác nhận phạm vi một cách trực tiếp.
Tự công bố so với kết quả được công nhận của bên thứ ba
Sự phân biệt sâu xa nhất trên một COA không nằm ở hình thức — nó nằm ở chỗ tài liệu đại diện cho lời nói của ai. Bản tự công bố của nhà cung cấp là việc nhà cung cấp nêu một giá trị mà họ tin là đúng. Nó có thể hoàn toàn trung thực, và với các chỉ tiêu ổn định, rủi ro thấp, nó có thể là đủ về mặt thương mại. Nhưng đó là một lời tuyên bố: bên có lợi ích thương mại trong việc lô hàng đạt cũng chính là bên chứng thực rằng nó đã đạt. Kết quả được công nhận của bên thứ ba khác về bản chất. Đó là một phòng thí nghiệm độc lập, được công nhận theo một phạm vi mà quý khách có thể kiểm chứng, báo cáo một con số mà nó chịu trách nhiệm về mặt nghề nghiệp và hợp đồng. Tính độc lập chính là giá trị.
Quy tắc thực tế là tương xứng với rủi ro. Với đơn hàng đầu tiên, một xuất xứ mới, một niên vụ mới, một chiết xuất cô đặc hoặc bất kỳ chất nhiễm bẩn nào bị giới hạn theo luật — kim loại nặng, độc tố nấm mốc, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, vi sinh vật gây bệnh — hãy yêu cầu báo cáo được công nhận của bên thứ ba, lý tưởng là tài liệu gốc của phòng thí nghiệm. Với các chỉ tiêu thường quy trên một lịch sử cung ứng ổn định, đã được hiểu rõ, một bản tự công bố của nhà cung cấp được hậu thuẫn bởi một quy trình có thể đánh giá và các mẫu lưu có thể chấp nhận được, kèm kiểm chứng độc lập định kỳ để giữ cho nó trung thực. Điều người mua không bao giờ nên làm là coi một bản tự công bố như thể đó là kết quả được công nhận, hoặc chấp nhận câu "đã thử tại một phòng thí nghiệm được công nhận" thay cho việc nêu tên phòng thí nghiệm và phạm vi của nó.
Cách xác thực một COA trước khi quý khách dựa vào nó
Xác thực là một quy trình ngắn, lặp lại được, không phải một dự án nghiên cứu. Năm bước bắt được tuyệt đại đa số các tài liệu yếu và làm giả.
- Yêu cầu báo cáo gốc của phòng thí nghiệm được công nhận. Với bất kỳ kết quả nào mang trọng lượng về pháp lý hoặc an toàn, hãy yêu cầu báo cáo gốc có chữ ký của phòng thí nghiệm được công nhận thay vì bản sao chép lại của nhà cung cấp. Hãy so sánh các con số; một sự không khớp là mang tính quyết định.
- Kiểm chứng sự công nhận và phạm vi của nó. Xác nhận phòng thí nghiệm có sự công nhận ISO/IEC 17025 còn hiệu lực, và phép thử cùng nền mẫu cụ thể nằm trong phạm vi của nó — thông qua tổ chức công nhận hoặc mạng lưới ILAC, không phải qua lời nói của nhà cung cấp.
- Đối chiếu lô trên mọi chứng từ. Đối soát mã lô trên COA với nhãn thùng carton, hóa đơn và phiếu đóng gói. Nếu chúng không khớp, COA không phải là bằng chứng cho lô hàng này.
- Yêu cầu kiểm nghiệm theo từng lô, và so sánh các lô. Yêu cầu kiểm nghiệm trên lô ở dạng được giao, không phải một kết quả "điển hình" hay kết quả trong quá khứ, và đề nghị nhiều lô gần đây cùng lúc để sự nhất quán kiểu sao chép-dán và việc gò số liệu lộ ra.
- Dùng mẫu lưu làm căn cứ phân xử. Giữ một mẫu lưu được niêm phong của mẫu tham chiếu đã duyệt và của các lô đã nhận để một phép thử lại độc lập có thể giải quyết tranh chấp bằng bằng chứng thay vì ý kiến.
Đưa điều này vào RFQ sẽ loại bỏ tranh cãi về sau. Câu chữ như "Nhà cung cấp phải cung cấp, cho từng lô ở dạng được giao, các kết quả bằng số kèm phương pháp, LOQ, giới hạn theo thông số và kết luận đạt/không đạt cho từng chỉ tiêu được chỉ định, do một phòng thí nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025 có phạm vi bao gồm phép thử cấp hoặc hậu thuẫn; báo cáo gốc của phòng thí nghiệm được công nhận phải được cung cấp theo yêu cầu; các kết quả phải truy xuất được đến mã lô trên hóa đơn và phiếu đóng gói" biến mọi dấu hiệu cảnh báo ở trên thành một cửa kiểm soát theo hợp đồng. Để biết các biện pháp kiểm soát tìm nguồn hàng rộng hơn mà nội dung này nằm trong đó, xem hướng dẫn đọc COA của Arovela và kiểm nghiệm chất lượng nguyên liệu thực vật.
Câu hỏi thường gặp
Một COA chỉ ghi "đạt" có bao giờ chấp nhận được không?
Hiếm khi, và không bao giờ đối với một chỉ tiêu mang trọng lượng về an toàn hoặc pháp lý. Một chữ "đạt" trơ trọi là một lời khẳng định, không phải một phép đo: nó không thể được theo dõi xu hướng qua các đợt giao hàng hay được bảo vệ trong một tranh chấp, và nó có thể che giấu việc không hề có phép thử nào được thực hiện trên lô. Với các chỉ tiêu rủi ro thấp, đã được hiểu rõ trên một lịch sử cung ứng ổn định, điều đó có thể tạm chấp nhận về mặt thương mại, nhưng người rà soát vẫn phải có thể lấy được kết quả bằng số nằm phía sau và giới hạn khi yêu cầu. Hãy coi "đạt", "phù hợp" và "điển hình" là những chỗ trống cần được điền bằng một con số và một giới hạn, không phải là câu trả lời.
Làm sao tôi kiểm tra được một phòng thí nghiệm có thực sự được công nhận hay không?
Đừng dựa vào một logo hay số chứng chỉ in trên COA. Sự công nhận ISO/IEC 17025 do một tổ chức công nhận quốc gia cấp, bản thân tổ chức này được đánh giá đồng đẳng theo Thỏa thuận Thừa nhận lẫn nhau của ILAC, và tổ chức đó có thể xác nhận cả hiệu lực của chứng chỉ lẫn phạm vi của phòng thí nghiệm. Hãy xác nhận ba điều: sự công nhận còn hiệu lực, phép thử và nền mẫu cụ thể xuất hiện trong phạm vi, và phòng thí nghiệm được nêu tên trên COA chính là phòng thí nghiệm đã thực sự làm việc đó. Một "phòng thí nghiệm độc lập" không nêu tên thì không thể kiểm tra và cần được coi là chưa được kiểm chứng.
Bản tự công bố của nhà cung cấp khác gì với kết quả của bên thứ ba?
Bản tự công bố là việc nhà cung cấp báo cáo một giá trị mà họ tin là đúng; bên hưởng lợi từ việc lô hàng đạt cũng chính là bên chứng thực rằng nó đã đạt. Kết quả được công nhận của bên thứ ba là một phòng thí nghiệm độc lập, được công nhận theo một phạm vi kiểm chứng được, báo cáo một giá trị mà nó chịu trách nhiệm. Cả hai đều có thể trung thực, nhưng chỉ cái thứ hai là bằng chứng độc lập. Với đơn hàng đầu tiên, xuất xứ mới, chiết xuất cô đặc và các chất nhiễm bẩn bị giới hạn theo luật, hãy yêu cầu báo cáo được công nhận của bên thứ ba; với các chỉ tiêu thường quy trên một nguồn cung đã được chứng minh, một bản tự công bố kèm mẫu lưu và kiểm chứng định kỳ có thể là đủ.
Vì sao kết quả giống hệt nhau giữa nhiều lô lại là vấn đề?
Vì sản phẩm tự nhiên luôn biến động. Niên vụ, xuất xứ, thu hoạch và khâu sấy đều làm độ ẩm, kim loại vết và số đếm vi sinh dịch chuyển, nên những lô thực sự khác nhau phải cho thấy ít nhất những khác biệt nhỏ. Một loạt lô báo cáo số liệu giống hệt nhau từng byte là phi lý về mặt vật lý và là một dấu vết làm giả đã được thừa nhận — ai đó đã sao chép một kết quả sạch sang nhiều lô. Yêu cầu nhiều lô gần đây cùng một lúc là cách đơn giản nhất để phơi bày điều này: một COA sạch có thể là thật, nhưng biến động bằng không trên nhiều lô thì không thể.
Biến việc rà soát COA của quý khách thành một biện pháp kiểm soát bảo vệ được
Nếu đội ngũ của quý khách đang mua trái cây sấy, nguyên liệu thực vật, thảo mộc hoặc tinh dầu từ Thổ Nhĩ Kỳ cho EU hoặc Ukraina, cách nhanh nhất để nâng chất lượng tài liệu là chỉ định các trường của COA trong RFQ và xác thực chúng trước khi xuất xưởng — kết quả bằng số, phương pháp, LOQ, giới hạn, liên kết lô và một phòng thí nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025 có phạm vi mà quý khách có thể kiểm tra. Arovela hỗ trợ hồ sơ theo từng lô, rà soát COA và lập kế hoạch xuất khẩu trong khuôn khổ các hệ thống ISO 22000, ISO 9001 và ISO 27001 của mình, mà không tuyên bố những sự công nhận phòng thí nghiệm hay chứng nhận mà mình không có. Hãy bắt đầu bằng một yêu cầu báo giá kỹ thuật, so sánh các phương án cung ứng bán buôn, hoặc xem các chứng nhận của Arovela trước khi quý khách chốt các yêu cầu về COA.